章证照管理制度_公司证照管理制度

章证照管理制度 一、目的 （一）为了规范公司章证照管理，便于各类章证照的新办、变更、年审，特制定章证管理制度。

（二）为加强各类章证照的保管、使用等方面的管理，规范章证照的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁，明确章证照的权限和使用程序，特制定本章证照管理制度。

二、适用范围 **媒世界文化发展有限公司 三、证照管理内容和规定 （一）证照的类型 公司证照包括：股东出资协议、公司章程、各种政府批复和营业执照正副本；
公司税务登记证正副本；
法人代码证书正副本等证书。

（二）证照管理 1. 证照的保管：公司证照及业务证书原件由行政部统一保管。银行开户许可证、信用机构代码证由财务部负责保管，所有证照需登记造册，所有证照的原件出借、复印件申领、管理人员变更移交等，均须登记备案。

2.证照的移交：证件办理移交时，原各项登记资料必须一并完整移交。

3.证件的复印：公司证照复印件由公司行政部统一复印和销毁，复印件需盖章方为有效，且必须在复印件上注明用处，申明再次复 印无效。领取复印件须办理借用审批单及登记相关手续后经由公司总经理批准签字后方可办理。

（三）证照的新办、变更、年审 1.营业执照等证件的新办、变更和年审由公司行政部负责执行。

2.银行开户许可证、信用机构代码证由财务部负责执行办理。

3.其他证照按管理权限由相关部门负责执行办理。

（四）责任 1.公司行政部要严格审查证照借用、复印人的审批手续是否齐全，对手续不齐全的事务不予办理。

2.出现下列行为，由相关人员承担补办费用和相关责任并给予违纪处罚，情节严重者，按照公司人事管理制度予以辞退。

（1）凡因保管不善或借用、借阅手续齐全等过失行为而导致证照及重要文件资料遗失者。

（2）因证照保管人员主观原因造成证照逾期年检等行为者。

四、印章管理内容和规定 （一）印章类型 公司印章包括：公司公章、财务专用章、发票专用章、合同专用章、法人章、总经理签名章等印章。

（二）印章管理 1. 印章的保管：公司公章及各类专用章（除去财务类用章、工会用章及部门特殊用章）均由行政部统一保管。财务专用章、发票专用章、法人章由财务部负责保管，工会用章由工会负责人自行保 管。所有印章需登记造册，所有申请使用印章事务、管理人员变更移交等，均须登记备案。

2. 公司行政部负责执行印章的刻制、回收、销毁工作。

3. 工会用章及部门特殊用章由工会或部门负责人自行保管。

（三）印章刻制的审批 1. 印章的刻制实行审批制度。需要刻制印章部门，需由本部门提交书面申请，报公司总经理审核，经其批准后，方可刻制。

2. 印章的刻制工作由行政部委托具有印章刻制相关资质的单位负责执行。

3. 刻制印章的内容必须与《企业法人营业执照》核准登记的名称完全一致，部门专用章应与公司内部的规定名称一致，规格和式样要符合政府规定或市场规律。

4. 政府或银行指定的单位印章（公司公章、财务专用章、法人章）刻制完成后，应按照有关规定对刻制好的印章办理备案手续。

5. 所有印章刻制完成后，均需在总经理审批同意的《印章刻制申请表》和《印章备案登记表》上印上印章模样，并由公司行政部存档。

（四）印章的领用和交接 1. 领用印章的部门负责人必须与公司总经理进行书面交接手续，公司行政部协助办理，部门的印章管理负责人及领用人有义务协助公司行政部执行印章管理规定。

2. 印章负责人离职或工作调动时，需对所保管印章与公司指定印章接收人进行交接，交接时必须按公司要求办理印章交接手续。

（五）印章的使用 1. 使用范围：以公司名义向下属部门下发文件；
以公司名义对外签订合同、协议；
以公司名义对外发出公函、申请、请示、报告、通知等；
以公司名义对外联系工作出具介绍信和法律文书等。

2. 印章的使用规定 （1）公司对外提供的各类证照在完成证照复印件申领程序后用印，印章应加盖在证照复印件用途位置。

（2）以公司名义对外提供的各种年、季、月报表，经总经理签字，报分管领导审批同意后用印。

（3）公司发文、合同在完成相应的发文流程、合同签订流程后用印。

（4）公司总经理办公会确定事项，需凭会议纪要用印。

（5）公司对外签订的所有合同必须使用合同专用章。

（6）公司一般性文稿、日常工作资料及其他日常业务，由经办人填写《章证照使用申请表》，经部门负责人审核签字确认后，报公司总经理签批后用章。

（7）公司涉及重大事项决策性文件，按照公司章程决策后，由经办人填写《发文审批单》，部门负责人签字确认，经行政部、总经理提出审核意见，报上级部门签批同意。

（8）公司印章的使用必须登记。登记项目应包括：用印日期、事由、使用人、批准人、领导批示。并按照要求提供一份情况说明，连同登记表一同交至行政部门。

（9）不得在空白介绍信、空白纸张、空白合同以及其他空白文本上盖章。如遇特殊情况，经总经理审批后方可用印，且予以登记。

（10）公司印章原则上不得带出公司，若因特殊情况需带印章时，由经办人填写《章证照使用申请表》，经部门负责人签字确认，报备行政部进行登记，总经理审批并履行登记手续后由行政部派出1人带出使用，用完后及时归还。

（11）因工作事项紧急需加盖公章而公司相关审签领导外出未能签批的，可以通过钉钉审批、电话、短信、微信等形式向审批人说明原因，征得同意后方可用印，事后承办人需补办审批手续。

3. 财务类专用章的使用 （1）财务类专用章包括财务专用章、发票专用章、法人章。

（2）财务类专用章的适用范围：就有关财政、税务、银行等方面业务代表公司用章，或签发财务支票时，使用财务类专用章。

4. 财务类专用章的使用规定 （1）财务专用章、发票专用章、法人章由财务部负责人管理。

（2）财务专用章、发票专用章、法人人名章不得外借，如有需要必须由财务部负责人同意方可出借。

（3）财务人员外出时必须将本人所管理印章妥善保管 （4）财务人员使用支票、收据、发票时用一张盖一张，不得先前加盖保存。

（5）财务人员不得用财务类专用章与外界签订任何形式的合同、协议、承诺等法律文件。

（6）财务类专用章由公司统一制作，任何部门不得私刻制作。

（七）印章停用及销毁 印章停止使用后，应当按照相关规定将印章移交公安机关或业务行政主管部门封存或销毁。

五、相关责任 1. 部门负责人相关责任：
（1）部门负责人必须随时监督、使用印章的情况，对于违反公司印章管理制度的行为予以制止和处罚。

（2）对于违反公司印章、证照管理制度的行为承担管理责任。

（3）对于印章、证照使用人违反公司印章管理制度的行为给公司造成损失的，使用人承担全部责任。

2. 印章、证照管理人责任：
（1）严格按照相关印章、证照管理规定使用 （2）不得随身携带印章、证照离开办公室，管理人离开办公室必须上锁。

（3）审查用证章照人的审批手续是否齐全，对手续不齐全的事项不予使用。

3. 有下列行为者，经查证属实后，给予违纪处罚。情节严重者，按照公司人事管理制度予以辞退。

（1）因审查不严，给不该使用章证照的文件资料使用；

（2）因保管不当，造成章证照被盗或丢失；

（3）章证照使用未登记 （4）因岗位变动未办理章证照交接手续 （5）其他违反公司章证照管理制度的行为；

（6）对于明知是不该使用章证照的文件资料而故意为之的行为，应当从重处罚。

对于以上行为给公司造成损失的，章证照管理人应承担赔偿责任，情节严重并构成犯罪的，移交司法机关处理。

4. 公司所属全体员工必须严格依照本办法规定程序申请、使用印章，否则不予用印。

5. 本制度规定流程中涉及到的各级审批人员及章证照保管人员，在审核时必须严格把关，如因工作疏忽出现差错，公司将严肃处理。给公司造成严重损失或情节严重者，将移送司法机关追究其刑事责任。

六、附则 1. 本制度附公司章证照使用相关流程。

2. 本制度自发布之日起生效，其解释权归总行政部。

附件1：
**媒世界文化发展有限公司章证照使用申请表 部门 填写本人所属部门 例如：电视台新闻部 编号 填写具体年月日 例如：2020 01 01 用章类别 在所需使用的类别前的方形内打钩即可 用章内容 填写详细事由，要准确突出所办事项及对象 使用人签字 （日期） 需使用人签字 批准人签字 （日期） 需部室主任及单位最高领导签字（共两个） 领导签字 （日期） 需总经理签字 使用日期：2020年X月X日 公章保管人：
附件2：
情况说明 本人（姓名）因XXXXXXXX事项需要XXXX（章证），特此向公司申请使用。

本人保证，该章证仅限用于办理XXXXXXXX事务，如因本人没有按照情况说明中将章证用于办理指定业务而对公司造成其他不必要的损害，本人将承担相应责任。

本人签名：
2020年X月X日 章证照使用具体流程：
一：使用人到19楼行政部领取《章证照使用申请表》，按照示范表所引导的内容进行填写。

二：填写完毕后根据要求拟写一份情况说明，连同《章证照使用申请表》一同交由使用者本部门的部室主任及主管领导（例如台长）进行签字。

三：签字完毕后需到行政部找总经理进行确认签字。

四：签字后将《章证照使用申请表》及情况说明交由行政部张振华留存并进行备份登记。

五：完成以上流程后方可使用。