浅谈固定资产内部控制制度的设计与运用

摘要：有效地加强固定资产的管理和控制，确保其安全、完整及使用效率具有十分重要的意义。笔者结合调研情况，制定了适合公司业务特点和管理要求的固定资产内部控制制度，以实现固定资产的控制目标。

关键词：固定资产；内部控制；设计；具体运用

中图分类号：F273.4 文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2014）09-0203-02

一、背景

我国《企业会计准则第4号—固定资产》中指出，“固定资产是具有下列特征的有形资产：1.为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；2.使用寿命超过一个会计年度”。它通常占资产总额的比重较大，是企业进行生产经营和价值创造的必要条件。固定资产的购建会影响企业的现金流量，而折旧、维修等费用则是影响企业损益的重要因素。若固定资产的管理失控，所造成的损失将远远超过一般的商品、存货等流动资产。因此，有效地加强固定资产的管理和控制，确保其安全、完整及使用效率具有十分重要的意义。

二、设计与具体运用

笔者此次调研的是地处赣州的一家为母公司提供生产原料的林业公司，该公司下设的职能部门包含有技术中心、人力资源部、法务部、总务部、资讯部、会计部、财务部、内审部等。

按照《企业内部控制规范—固定资产》的要求，根据固定资产业务的控制目标和控制流程，结合调研情况，制定了适合该公司业务特点和管理要求的固定资产内部控制制度。具体包括十三章内容：第一章总则、第二章固定资产含义及分类、第三章固定资产配置、第四章固定资产请购及验收、第五章固定资产管理职责、第六章固定资产保管使用及维修管理、第七章固定资产异动管理、第八章固定资产盘点、第九章固定资产租借、第十章固定资产计价及折旧、第十一章固定资产保险、第十二章固定资产处置、第十三章固定资产异常处理。下面笔者将结合各章内容对制定的固定资产内部控制制度进行剖析。

（一）含义及分类

结合该公司实际和准则的规定，笔者认为固定资产是指各项财产经由资本支出或其他来源所获得，在经营上以使用为目的，使用年限在一年以上价值在人民币2000元以上并取得所有产权的各种房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及生产和经营有关物品等。共分为五大类：房屋及建筑物；机械设备；交通设备；办公设备；杂项设备。

（二）配置

该公司制定了专门的《固定资产配置管理方法》，因此设置的固定资产配置原则上不超过该管理方法的的配置标准。对于超过标准的，应专案呈报总经理批准后，方予请购、采购、调拨或移转。

（三）取得和验收控制

固定资产的取得程序包括请购预算和请购采购两项，这两项分别依照该公司已有的会计部门作业程序和采购部门作业程序执行，在本文中就不详细阐述。笔者将重点阐述验收控制，具体包括以下两项。

1.确定了固定资产验收的部门：一是机器设备类由使用部门验收；二是电脑及GPS设备等IT设备由资讯部门验收；三是一般办公设备、宿舍厨卫设备、交通设备及其他设备等由总务部门验收；四是房屋、建筑物、桥梁等由总务部门、使用部门、会计部门、法务部门会同组成验收小组进行验收。

2.资产验收中应注意的事项：一是固定资产验收要求实物与请购单、订购单相一致；二是原设备配备的工具、配件、附属设备等应作为原设备的一部分予以验收，并在备注中注明；三是固定资产的说明书、合格证、保修卡及其他资料等作为原设备的一部分由总务部门统一保管，IT通讯设备由资讯部门统一保管。四是所有验收均开立《固定资产验收单》，经权责主管核准后其中一份送总务部门存档。

（四）管理职责

固定资产管理包括固定资产的分类、编号、制卡、异动、租借、计价、折旧、产权登记及使用、保险、闲置废滞资产处理等。规定了三大部门固定资产管理的职责，具体如下。

1.总务部门：一是负责固定资产的编号建档、资产维护、定期盘点查核、异动登记管理、滞放资产提报处理等；二是负责对各固定资产使用保管部门的督导和协调；三是负责依照固定资产配置管理办法对各部门固定资产配置进行规划和申购审核，力求低成本高效能的分配和使用固定资产；四是负责固定资产标签卡粘贴、责任保管人落实及资产维护；五是负责固定资产异常案件处理。

2.会计部门：一是负责所有固定资产会计账的建档；二是负责房屋建筑物的账目管理；三是负责会同总务部门进行资产盘点；四是负责会同总务部门对资产新增、移转及减损等情形的档案调整。

3.固定资产使用部门：一是按照固定资产管理规定切结及领用资产手续；二是对切结及领用固定资产安全管护，固定资产异常案件或固定资产异动及时提报并配合处理；三是合理使用固定资产以及故障的处理及请修；四是履行日常性清洁保养，维护资产有效使用性能。

（五）保管使用及维修管理

所有设备必须设置专人保管，并根据使用及维修的相关规定予以操作。资产使用保管人或资产管理人员调动、离职时，应将所管理或保管使用的固定资产列册移交，如有短缺或非合理使用损坏，应按新品或折旧后残值赔偿。

设备发生故障后，在保修期之内的，应按保修凭证的约定进行保修，属于人为原因，追究相关人责任。当设备出现故障或损坏时，其保管人、使用人或现场操作人员应立即检查原因。若现场人员无法排除故障，切忌盲目操作。属于电器类的，应切断电源，以免造成更大损失。

（六）异动管理

固定资产异动管理是指因固定资产内部移转，借入借出或调拨、资产自然损耗、意外损坏和滞货变卖处理等各种因素导致固定资产量或质的增加或减损。涉及的相关凭证有《固定资产增加单》《固定资产移转单》和《固定资产减损单》，在异动中应注意以下事项。

1.若异动固定资产存在相关附属设备及有关资料，则相关单位在填写《固定资产异动单》时，应详列附属设备的名称、数量、规格、价值等资料情况，于《固定资产异动单》中注明或单列成册作为《固定资产异动单》的附件。附属设备及有关资料交接双方应会点清楚并签字确认。

2.相关单位填写《固定资产异动单》时，应填明固定资产价值，如原价无法考察时，由使用管理部门会同会计部门、总务部门等予以估列。

（七）盘点

固定资产盘点分为季度盘点和年度盘点。笔者制定了年度盘点程序，除了在盘点前，总务部门负责策划及协调并撰写书面盘点计划书，做好盘点前的准备工作外，还强调了在实际盘点过程中的程序，具体如下。

1.各部门固定资产管理人员依盘点清册先自盘，明确本部门固定资产的位置、性能及状况，对于异常固定资产，查明异常原因。对于该年度异动的固定资产，准备齐全相应的异动单。

2.总务部门、会计部门、资讯部门盘点人员根据盘点计划行程到各部门例行盘点。核对实务与账面的一致性，对本年度内异动固定资产核对相关异动单，对固定资产的使用性能及状况予以实物了解，对资产管理优良或不善者予以登记、对废滞、盈亏及其它异常情况予以记录并查明原因，并呈报处理。

3.盘点结束后由参加盘点人员共同制作盘点报告，并上呈总经理核准。盘点报告应对固定资产实物、固定资产账面、固定资产管理情况、固定资产状况、废滞固定资产及异常情况等进行全面的汇报，从而为下一年度的固定资产管理改善提供依据。

（八）固定资产租借

固定资产出租或外借，经办部门应先会同财务部门，随层呈报总经理核准后方可办理，并应订立租借契约，明确有关租借期限、租金、税捐、修缮保养及运输费的负担，归还时应保持租用原状等事项，其有附属设备者，亦应与契约内列明，并随一清点，收回时亦同，但另有规定者除外。

经核批租借的固定资产，应由使用保管部门填制《固定资产移转单》，注明《出租》或《出借》等，会财务部门后送总务部门，总务部门应负责收回、追查及履行合约等责任。

（九）计价和折旧

购置、营建或自建固定资产以原价或成本列计其价值。购置的固定资产以进价加运费、安装费和使用前所发生的其他有关费用为原价；营建或自建的以制造、建造过程中所发生的实际支出为原价。

根据该公司的实际情况，笔者认为固定资产采用年限平均法计提折旧，残值率为10%较为适宜。从投入使用月份的次月起计算，并参照相应财务条例详细规定了折旧年限，如：房屋、建筑物为20年；机器、机械设备10年；其余设备年限为5年。

（十）处置

当固定资产使用性能无法满足作业需求时，或资产失去原有性能且无修复价值时，或因损毁无法使用必须拆除时，或相关作业调整不再使用相关设备时，或减少设备使用时，或属于闲置资产时，需要对相关固定资产进行处置。处置方式有四种：转用、调拨、出售和报废。当前三种方式无法执行时，采用报废方式处理。

（十一）保险

凡具有危险性的固定资产一律办理保险（如重机设备、交通及运输设备）。投保由总务部门负责办理，投保时填制《投保申请单》，连同保险公司的保险书，会同使用部门及总务部门后呈权责主管核定办理，续保时亦同。

投保的固定资产发生保险事故时，使用保管部门应保持现状，即通知保险公司派人员会同会计、法务及总务部门勘察，将损害原因、时间、损害状况及预估损失填制《固定资产损害报告书》，呈权责主管核定后由总务部门向保险公司办理索赔，并取得保险公司及警察机关损失证明。

（十二）异常处理

固定资产异常处理是指固定资产损坏及其他盗卖遗失等异常情况的处理。固定资产使用过程中起火、毁坏等，由本部门固定资产管理人员予以损坏鉴定，属于固定资产老化、本身性能不良或意外事故等造成的损坏，其维修费用由公司承担。若属使用人员或其他人员违规作业、操作不当或故意人为损坏的，由造成损坏的人员承担全部维修费用，并根据所造成损失的大小及性质，提交人事部门议处。

三、结论

总之，固定资产内部控制制度的设计应该符合公司业务流程，体现目标意图。通过以上几个关键环节的控制，有利于实现固定资产的控制目标，即保证固定资产取得的合理性，正确地确定固定资产的价值，保证固定资产的安全完整及良好的运营状态和保证固定资产信息准确可靠四个目标。

参考文献：

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[2] 潘 琰.内部控制[M].北京：高等教育出版社，2010.

[3] 张学谦.浅谈固定资产内部控制[J].煤炭经济研究，2011（12）.

[责任编辑：谭志远]