数字化后勤管理信息系统在医院的应用

摘 要

医院后勤管理涉及物资流通、财务资产、医疗设备等众多后勤保障部分，开发后勤管理信息系统，实时、准确地获取后勤保障信息，是全面提高医院后勤保障服务水平，实现后勤规范科学、优质低耗、高效管理目标的重要途径。

【关键词】医院 后勤管理 信息系统

医院后勤工作是医院日常工作中非常重要的一个环节，它贯穿于医院各个环节的每一个部分。医院的后勤管理工作是医院的后勤保障和支持系统，在完成日常治疗、教学和科研活动中都具有非常重要的意义，且都占据重要的地位。所以医院后勤管理水平的高低，直接影响医院的医疗质量和经济效益。因此，如何提高医院后勤管理水平，是摆在所有医院管理者面前的一项重要课题。随着网络信息化时代的到来，运用现代信息技术，建设快捷、高效的后勤管理信息系统能够有效地控制医院运营成本，提高医院的服务质量和后勤保障工作效率。

我院后勤保障中心引入了 “数字化后勤管理平台”，很好地解决了后勤管理流程权责不清的问题。后勤提供“1890“的电话后勤服务热线，建设统一对外后勤服务窗口。引入信息化平台，将系统作为一条主线将传统繁杂琐碎的管理业务串联起来，扩大资源共享，降低经营成本，提高工作效率，规范管理流程。信息化管理平台的引入，综合提升管理服务质量及效率，持续改进后勤服务质量，提升临床满意度

1 后勤管理信息化系统能实现的特色功能

（1）权限设置，各部门权限不一，但凡有关己方的任务消息，系统都将以任务框的形式弹出提示。

（2）滚动提醒，软件的特色之一：任务滚动屏，没有完成的任务及正在完成的任务都将在滚动屏上显示，问题，时间，部门，状态都可显示。

（3）选择菜单，软件的使用中，避免打字，错字等不必要的麻烦，可以直接下拉选择。

（4）库存管理，可以进行后勤库存的进销存管理，部件，设备的进出入库都可在系统中操作，查看。

（5）万能报表，在操作界面可以拖拉想要查看的字段或者按照时间，部门随意生成报表，通过内置的符合国际标准的分析算法和图形，可以实现全方位的数据分析，支持管理决策，多维度的分析后勤管理数据和员工绩效。

（6）设备台账，对于后勤设备可以进行完善的规范的管理，每台设备都会有详细的信息随时可以查看设备信息，可以制定合理的设备维护保养计划，了解设备的所有信息。

2 统一的报修平台 ，打造无纸化维修理念

医院后勤维修管理创新性地引入临床科室网络端报修理念，并采用统一的报修平台，临床医疗、医技人员通过安装在前端的报修客户端进行设备报修，通过网络传输至医院后勤保障维修服务中心，根据维修内容调度至后勤部门。相关部门接到指令后即刻取件或赴现场维修处理。响应时间快，服务效率高。临床科室亦可在自己工作客户端调阅设备维修进度，根据维修情况进行满意度考核，真正实现一体化流程管理，形成工作流闭环。引入统一后勤保障维修服务中心及网络管理的概念，极大解决以前设备科和总务科维修之间的互相扯皮，互相推诿，彻底解决部门间沟通的问题，解放了设备科、总务科管理和操作人员由于手工操作带来的不便，维修单不至于遗漏，员工工作量和工作绩效可以通过系统数据进行汇总分析，实现真正的设备维修的数字化管理。同时也可以通过维修热线电话由人工录入进行报修，解决不同用户的报修习惯。

3 提供优质服务，提高工作效率，提高维修满意度

通过“数字化后勤管理平台”维修任务快速下达的维修部门，系统采用全流程导航，是以报修客户端——调度中心——维修班为三大主要操作核心，将设备科和总务科日常维修管理工作，按照软件流程图的形式进行管理，设备科和总务科维修组都有一块大屏幕显示器动态滚动显示维修内容，维修完成情况。管理者也可以在自己的终端上实时查看各部门的维修情况，每个维修人员的维修工作量，满意度，对逾期未完成的维修情况进行预警，提醒管理者进行监管或进行协调。将设备科和总务科日常管理工作，采用工作流管理流程，对设备从运营、维修保养、淘汰报废等各个环节进行全程数字化管理，规范并优化设备科工作流程，明确岗位工作要点，划分工作权限，使得设备科的管理架构清晰、工作职责井然有序，有效提升日常工作效率。明显提高和改善临床医疗设备及水，暖，气等设备的报修烦，维修慢，回访难的问题，满足各部门的要求，实现信息流程化，责任明确化，减少各维修部门间的矛盾摩擦，减少部门间的缝隙，提高部门间办公效率。

4 加强外包单位维修管理

医院设备外包维修涉及面很广，大的有CT、MR，小的有空调等，维修单位素质、水平、能力、诚信等千差万别，总之医疗设备外包维修质量和及时性明显好于总务、基建设备外包维修。通过报修平台使用也明显发现该问题的存在，通过万能报表功能可以统计哪些外包维修单位存在明显维修问题，量化指标，通过数据说话，管理人员通过报表，及书面报告向院领导和财务部门报告，对不能及时维修的外包单位另请其他单位修理，因此产生的费用在质量保证金中进行扣除，或者将其列入黑名单，在以后设备采购商中进行剔除。这样可以对外包维修单位起到明显的震慑作用，也明显提高的外包维修的及时性和质量。

5 设备的定期维护和排查

一般医院后勤设备定期维护和清查是手工制定计划，从执行到监管都会暴露相关问题。很多医院在清查的时候发现了很多问题，例如有些设备无论是自然寿命，经济寿命，还是技术寿命均应终结的仪器，却不报废；有些仪器报残但没有销帐；有些科室间自行协议调整仪器，但没有经过后勤管理部门，没有办理手续；有些科室领用仪器后，便把仪器收起来而不使用，以至日久忘记、遗失；有些科室的仪器私自送出外修，但很久没有修回，等等这些问题都为医院后勤管理部门管理带来了难题。通过这套设备管理系统，对设备定期制定巡检及保养计划，同样外包服务设备也可以对外包服务单位制定巡检计划监管，加强监管力度。可以做到设备追溯有源，全流程管理，设备巡检保养任务到期提醒，延长设备使用寿命，从而降低经营成本，规范管理流程。

6 为医院全成本核算提供依据

“数字化后勤管理平台”帮助医院后勤设备维护成本进行全面数字化管理，通过在后勤保障中心设立维修配件二级库房以及结合维修人员的工作量的量化，科学地提供核算成本，实现精细化管理，做到核算准确、运转快速，使管理效率迅速提高；实现了资源统一管理和统筹调配，有利于提高效率，降低成本。并且可以配合医疗中心根据临床需求和自身发展战略及时对有关资源进行重新调配，寻求资源配置与临床需求的最佳结合点，提高临床服务水平。通过对医疗设备利用率、故障率、维修率、闲置率等指标进行统计分析，为管理者在医疗设备采购的决策上提供数据支持。通过资产运营分析，合理优化资源配置；支持与HIS系统做接口整合，进行医疗设备成本核算和效益分析。结合日常维修、保养费用，清晰反映设备的运营成本和经济效益； 有源，全流程管理，设备巡检保养任务到期提醒，延长设备使用寿命，从而降低经营成本，规范管理流程。

7 系统引入后所带来的积极影响

引入数字化后勤系统后，对医院后勤管理，服务整体水平提升有重大意义：

7.1 制定有量化的考核指标和标准

医院要从自身后勤管理的实际出发，在充分分析现状，发现问题的基础上，依据适用性，公平性和激励性的原则，通过科学的手段，量化考核的指标和标准，搭建切实可行的绩效考核模型，从而实现对不同岗位员工，相同岗位不同属性员工的一体化考核。

7.2 构筑有效的数据支持系统

构筑有效的数据支持系统，医院通过搭建符合后勤管理特点的信息化平台，完成对后勤管理的实时化，实现客观化，量化管理，使管理有据可循，实施有据可依，考核有据可查，从而实现绩效考核促进工作持续改进，助力医院总体目标实现的宗旨。

7.3 形成持续反馈促进机制

医院打破原有固化的的考核管理制度，引入动态监控机制。针对不同的后勤岗位的工作要求，分层制定管理制度，明确，细化不同岗位，不同环节的工作步骤和要求。实行层级动态督查，以本级对上一级负责的模式，实时对下一级的定期考核，从而实现医院整体后勤管理动态，良性运作。

以上均为我院引入“数字化后勤管理平台”后发生的诸点改变，在医院“数字化后勤管理平台”的有力支持下，医院后勤管理中心庞大、繁琐、复杂的工作被梳理得井井有条，实现了有序、高效、高质量的管理。系统的引入，解放传统管理及业务人员工作量，通过数字化绩效考量指标，提升员工积极性，综合持续提升医院后勤管理水平，持续改善后勤服务质量，缩短为临床服务的距离，提升临床满意度，更好贯彻“后勤为临床服务“的理念。

参考文献

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作者单位

杭州市红十字会医院 浙江省杭州市 310012