企业微信在政府部门管理中的优劣分析

[摘 要]办公自动化是当前比较主流的新型办公方式，很多单位都已向OA转型。利用第三方平台可实现快速部署，节约资源成本，兼具易用性、适用性、安全性。本文结合台站实际，自定义了一套“管理平台”，借助其丰富的办公应用和强大的管理能力，提升了内部管理效率和员工满意度、归属感。通过实际体验，探讨企业微信在政府部门管理中的优势与不足。

[关键词]办公自动化;部门管理;企业微信

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.064

[中图分类号]D63 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）24-0-02

0     引 言

办公自动化是当前主流的办公模式，OA提高了效率，缩短了流转周期;打破了时间地点的隔阂，员工可在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere），处理与业务相关的任何事情（Anything）。目前，很多单位都已向OA转型，完成了“纸质

化-电子化-信息化”的过渡，既满足资源节约、生态环保的要求;又将零散的数据、信息资源集中管理、共享;还在组织架构、人员管理、内部交流方面发挥积极作用。“互联网+”、大数据、AI、5G等技术促使移动物联网快速发展，也催生了一大批OA平台。如钉钉（阿里系）、企业微信（腾讯系）、云之家（金蝶系）、口袋助理等。各平台功能大同小异，其中钉钉和企业微信最为活跃。本文以仙女山地震台“企业微信”使用为例，分析其在政府部门管理中的优劣。

1     企业微信简介

“人人微信”使管理员可快速建立团队并开展工作;企业微信具有连接微信功能，可直接添加微信好友，更好地沟通工作，还可运行小程序，使用微信支付。除聊天功能外，还集成公费电话和邮件。同时，公告、考勤、请假、报销等都可实现。从官网得知，最高人民检察院、国家发改委、广东省政府、深圳市税务局等多家单位已通过平台实现了税务、政务、警务、党建的信息化转型。仙女山地震台（下称台站）是重庆市地震局（下称市局）直属的内设事业机构，已部署一套内部OA，可实现大部分功能，但自动化、智能化、适用性程度不高，台站内部管理使用不便。企业微信在运维能力和技术支持方面的优势、丰富的应用能更好地满足台站需求，方便管理员管理和员工使用。

2     企业微信使用实例分析

企业微信2.8提供桌面端和手机端，包含消息、通讯录、微文档、工作台、待办等模块，可根据需求自定义条目、权限和流转路径。

2.1   消息

提供溝通交流功能，类似微信、QQ，历史消息最长可保留180天，包含文字、语音/视频电话、发文件、红包等。群聊还提供投票、填表、会议邀请、微文档阅读确认等特色功能，使用方便快捷。

2.2   通讯录

提供组织架构，可按部门、职务、标签等方式设置不同层级、岗位的员工及权限。还可添加客户和合作伙伴的微信，用企业微信与他们聊工作。

2.3   微文档

提供在线文档和表格应用，员工可不依赖Office软件直接使用，并和其他成员协作共享，还可发送到群，并设置阅读确认。

2.4   工作台

工作台提供审批、汇报、公告、文件盘等核心功能。用户可在各类模板下建立自己的流程和渠道，随时随地查看管理审批和汇报内容，根据台站工作需要，主要建立了以下应用。①工作记录。主要用于绩效管理员了解员工日常工作，实现考勤管理和绩效评价。可复制、修改、删除、导出记录，方便统计、调用和管理。模板可设置文本、数字、日期、附件、单选/多选框等多种控件，汇报规则可指定对象、方式等，一目了然。②用车。主要用于公车管理员审批、调度、管理公务车辆。可查看、删除、打印、导出记录为PDF，管理便捷。模板除可设置汇报中的全部控件外，还可添加说明文字、成员、部门;审批规则可设置流程、权限等，与汇报类似。③预算支出。主要用于预算管理员审批预算支出，把控预算执行。可查看支付时间、列支项目、金额、明细等，为下一步预算报销做准备。④预算报销。主要用于预算管理员管理预算报销，使其与预算支出账账相符。报销人员可将已报销的账目推送给支付人，既便于员工了解报销进度，又便于财务部门对账、追溯历史账目。⑤安全检查。主要用于安全组长了解安全生产工作，建立健全安全工作机制，做好隐患排查治理。可根据汇报明细掌握安全现状并制定整改措施。⑥运维。主要用于运维组长跟踪台站仪器运维过程，加强员工经验技术交流。运维人员可将运维情况推送给员工，既达到相互检验、相互学习、共同进步的目的，又为月/年报编制提供基础资料。⑦仪器月报。主要用于负责人掌握仪器运行状态，评价数据质量，方便领导及决策部门调整制订下一步工作计划。⑧资产管理。主要用于资产管理员掌握资产在库、维修、使用等状态。台站实行出入库汇报制，员工据实登记编号、型号、数量，以便制订调整维修采购计划。⑨采购记录。主要用于负责人确定一般项目实施方，满足公开采购的要求。工作组根据采购计划及预算金额，组织调研询价后填写记录并汇报负责人审签，再交上级管理部门审核、公示。减少纸质件的流转周期，提高办事效率，缩短实施部门的等待时间。⑩文件传阅。主要用于向员工传达各类文件精神。出差在外、下班休假均可查看会签，不受时间地域限制，带有时间戳，避免抵赖，提高了流转速度。

请假、外出。主要用于负责人统筹协调安排各项工作，严格考勤管理，规范员工行为，约束自由度。员工按需申请，注明原因、时间、地点、紧急联系人、工作交接人等，便于保障工作完成度，避免随意性和工作无交接的情况。文件盘。主要用于档案管理员统一管理文件，方便归档查阅。员工可创建个人分区并设置浏览编辑权限，与群组和项目团队共享，和其他网盘类似。

2.5   待办

待办主要用于员工管理建立任务清单，可设置提醒与参与人，转发到聊天窗口。手机端还能调用日历，跟Outlook类似。

2.6   优势与不足

2.6.1   优势

企業微信提供了便捷的通讯录管理、多样的聊天方式及各类条目的转发引用、个性化的配置、丰富的模板等诸多功能，无须专业培训即能满足日常办公。同时提供API、SDK、RTX插件，可按需接入通讯录管理、应用管理、消息推送、身份验证、移动端SDK、素材、OA数据接口、企业支付、电子发票等API及第三方应用和小程序，创建更多个性化办公场景。

2.6.2   不足

①政务部门的特殊性导致涉密相关的工作不便操作。虽然腾讯宣称已取得国际权威认证，具有银行级别加密水平，能保障数据安全，但市局的行业网、电子政务网属专用通信内网，无法使用企业微信，部分机要文件还采用纸质形式，由专人专车配送监管。此外，腾讯提供的私有化服务可部署在用户服务器上，支持各种复杂的网络环境，与已有的IT基础设施有效融合，数据安全、管理可控、安全合规，但主观上的“不安感”使政务部门望而却步。②微文档暂不提供在线PPT、PDF等应用。市局日常办公除DOC、XLS外，还经常用PPT、PDF、CEB、OFD等格式文件，需要安装程序支持，便利性上打了折扣。③未

验证的情况下部分功能不可用。验证后，可与微信消息互通、扩容使用人数上限、对外名片展示更可信的企业身份、添加管理外部联系人，还可部署企业邮箱、使用企业支付、自定义部分场景等功能。

3     结 语

企业微信丰富的应用和强大的管理能力，提高了台站内部管理能力，让员工具有较高的满意度和归属感，为信息化管理提供了高效的手段和平台。但根据中华人民共和国保守国家秘密法第二十六条：禁止非法复制、记录、存储国家秘密;禁止在互联网及其他公共信息网络或者未采取保密措施的有线和无线通信中传递国家秘密;禁止在私人交往和通信中涉及国家秘密。无论在计算机端还是移动端使用企业微信，都是基于互联网办公。因此，严禁使用此类软件谈论、处理、存储及传输国家秘密。使用第三方软件的环境、数据传输过程不安全导致部分工作无法开展。通过长期实际使用，总体上能满足台站及各部门绝大多数办公需求。

主要参考文献

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