商务英语函电书写的有效性

【摘 要】从商务英语的写作基础到写作的特点出发，阐述商务英语的语言运用技巧及书写的有效性。结合实例从词汇、短语、句法等方面分析商务英语信函的结构特点，为商务英语信函写作提供新的视角，从而更好地发挥函电的使用性。

【关键词】商务英语；函电；有效性

商务间的英语函电往来是拓展并完成进出口业务的主要手段，高效而准确的函电既能提升公司形象又能加快业务的顺利进行。随着通讯手段日新月异的发展，电子邮件及传真已经完全或很大程度地替代了电报、电传和邮寄的书信，成为人们每天使用的联系方式。在网络不断的普及下接收邮件的数量在不断的上升，甚至有的业务人员每天多达三十几封邮件。这就要求我们一封E-mail的商务信函在写作过程中需要紧扣中心，保证语言承载的信息质量。从书写技能角度要求拼写及语法格式都要准确无误，具体给出对方询问的信息和准确的回复，正确表达业务内容，来提高邮件的吸引力。写信人应养成在写完后仔细检查的良好习惯，在拟写过程中如遇到疑问应随时加以查询，表明请对方及时回复的要求。写作时尽可能使用短小简单的字词句式，以此提高英语函电邮件的清晰度，确保商务活动的效率引起收邮件者对业务信函的高度关注，不至于作为垃圾邮件删掉。

在商务往来的频繁世界经济全球化的不断深入语言词汇也随着时代的风格而变化，为我们如何拟写商务英语函电的语言运用及其沟通和联系更富有成效提出了迫切要求。

一、商务英语函电书写的语言技巧应用

随着业务的发展许多业务人员在接收邮件时由于信息量过大，使他们不得不以最快的方式选出最有效的信函及感兴趣的书信给以回复。在此就对我们如何写一封有效的信函提出了要求。当业务人员在获悉客户的信息后如何写一封能够引起对方关注并使对方感兴趣的信函哪？例如，“永明发电设备有限公司”总部位于北京是一家大型综合发电设备生产制造商，该公司通过“Sun Group（阳光集团）”的网站了解到该公司正急需采购水力发电设备，用于下属的工厂，“Sun Group（阳光集团）”位于印度尼西亚的一家大型综合集团公司，其经营范围包含多个不同行业。“永明”公司针对“阳光集团”在网站上公布的采购信息，发出电子邮件。根据此信息给对方发出建立业务关系的信函，介绍本公司的产品及其优势以及产品针对收信人使用的特殊优势、市场地位及产品维修和保养情况并表达希望建立合作关系及长期合作的愿望。我们在英语的信函书写中应抓住对方的意图是自用就要写出产品在当地环境下使用所具备的优势如此句：Particularly，our machines can work very well in highly hot and moist weather condition for s long life.For your plants located in southern is lands of Indonesia，this merit is very important to guarantee a normal operation.意思是：“特别是，我们的机器在潮湿、高温的天气状况下运转正常并具有较长的使用寿命。由于你们工厂坐落在印度尼西亚南部的岛屿上，机器的这种特殊性能，保证产品正常的运行对你们来说是非常重要的”。印度尼西亚的阳光集团下属的工厂所坐落的地理位置正需要这样性能的发电机，这样介绍自己的产品使对方有想了解此产品的欲望并有回复的可能性。在语言的运用上还是以方便对方使对方感兴趣为主要应用技巧。老师在授课中以业务情景为出发点研究对方的需求状况及语言的运用及社会环境来描述自己的产品，使对方有进一步合作的欲望。又如We are a major importer of medical equipments in Tianjin， China. Through quality product and professional service， we have earned an outstanding reputation among hospitals in Tianjin and Huabei area.意思是：我们是中国天津主要进口医疗设备的公司，由于我们产品的高质量和专业的服务，我们在天津和华北地区各医院已经赢得了很好的声誉，此句使你的客户感受到你公司的信誉程度和在此区域的实力。在建交函和初次询盘函的结尾中要准确具体的给出自己的联系方式。虽然当前的通讯条件较之以往有了很大的提高（如：电子邮件可以自动回复）但是让收信人能在第一时间联系自己仍然是快节奏的商务活动中不容错过的一环。如此句：We are looking forward to your early reply. Should you have any question，please do not hesitate to call me at 0086（022）23201259 or send an E-mail to me.意思是希望贵方能够尽早的给予回复，如果有什么问题请不要犹豫给我们打电话或发邮件。为了方便对方的回复，我们尽量随时把自己的联系方式写在书信里面，当对方感兴趣时看到你的联系方式马上给予回复，避免过后再找联系方式时由于忙于其他的事情忘记回复。在语言运用上要做到清晰、明白尽量将复合句变成简单句将没有具体的或行为性内容的成分去掉。如：With reference to our previous letters， We wish to call your attention to the fact that up to the present moment no news has come from you about the shipment under the captioned contract.改进书写方法为：Please kindly advise us your shipment date as soon as possible.Because there are only two weeks left from the timeline stipulated in the L/C.It is impossible for us to change the L/C again.商务英语函电书写要注意句式和意思的完整。

如何拒绝老客户提出的付款方式哪？在委婉礼貌的同时表示理解，提出观点。如此句：“Though we fully understand your point，our company wide policy still repairs L/C（confirmed and irrevocable）inconsideration of risk” 如：We believe you would find our offer is highly competitive given our brand name，quality and service“我们相信对于我们公司的品牌、产品质量和服务，我们的报价是非常具有竞争力。”如果我们这样写“given our brand name， quality and service”和“If you take our brand name， quality and service into consideration”意思相同，但更为简短有力。在要求对方尽快做出确认我们可以用较为强烈的语气时可用“We are expecting your early decision as the school season is coming.”“由于即将开学，请尽快确认。”（在推销文具用品时）再有就是更加明确地让对方明白我们的价格已经没有降价的空间了我们可以采用此种说法如：On the other side ， we will not sacrifice the premium quality of our products t pursue a lower cost. Indeed， there is no room for us to offer any further discount for you.翻译为“另一方面我们不会为降低成本而牺牲卓越的质量”。可以采用变换角度的方法，从成本和质量来说报价已经无降价的空间了。使用“there is”句式，增强语气的客观性。

在还盘阶段，谈判双方针对于商品的价格、包装、发货期、货物质量标准等各项要素“讨价还价”时一方面要清楚避免误会使谈判更为复杂困难；另一方面在表达不同意见甚至有所争论时，要注意礼貌得体把握尺度，说明业务之争的同时也要适当表达彼此之间的理解、感激或遗憾之情。这样的交流有利于把握谈判方向，推动长远发展。如：We regret to tell you we are unable to accept your offer as the prices quoted by other suppliers are much more competitive.译为：“我们很遗憾的告诉贵方，其他供应商的报价比贵方的报价低很多，因此我方无法接受贵方的报盘。”

信用证（Letter of Credit）是国际贸易结算中常用支付方式，特别针对金额较大的交易因为采用信用证支付方式，可以较为合理地平衡付款人和收款人各自承担的付款和交货责任，在这一业务环节中，函电内容经常会围绕着催促买方开证或针对信用证存在的问题请求修改信用证。如：We would like to point out that we have not received the L/C in relation with the shipment under S/C #08A012. Please open the L/C above mentioned in time.在合同的履行中及时催促（提醒）对方开立信用证是保证合同顺利进行的重要环节之一，在商务信函中确保有效的运用内容的选择、及时地回复来提高业务的顺利完成避免出现理解或疏忽上的失误。如：As we maintain a long term and steady relationship with our clients， we only keep a very thin margin.中文意思：由于我们仅仅维持着很少的利润所以与客户之间保持着长期、稳定的业务关系，说明我们为了维持长期的业务关系利润已经很薄了，几乎没有降价的空间了。这些语句能够有效地使收件人给予回复的机率较大，有回应就有进一步的沟通，就有谈判的机会，双方就有达成合作的可能性，也是有效信函要达到的目的。

二、商务英语信函的套句使用

根据客户的信息，通过E-mail或传真，来完成拟写建立业务关系的信函。虽然访问、参展等面对面地交流日益增加，但业务活动的正式展开仍通常以书信来完成。在建立业务关系的信函中首先得知对方的信息是从哪儿获悉的如：从Internet（网络）、国际商会、商务参赞、报纸、期刊、等获悉贵方的名称和地址，常用的句式有：1、We learn from/through…2、We owe your name and address to …3、You are recommended to us by …4、Your name and address has been given to us by …5、Your name has come to us through …6、Having had/obtained your name and address from…等，有直接了当开门见山的直接表达方式。如果通过间接的渠道获知收信人的联系信息，双方通过信函往来接触后可以直接联系。经常使用的套句有如：We are glad to … ，We are pleased to…，It is great pleasure to…，It is great opportunity to …，等后面引出会面的时间/场合/地点。随后发信人应对自己公司的经营范围、市场地位和销售能力做出介绍，表达长期合作的愿望并请求对方尽快提供产品目录、样品和参考价格、指定具体的联系人及联系方式。有时在写回复信函时也经常会用一些套句，例如要感谢对方某月某日的来函或E-mail/传真（fax）时我们可以用“Thank you for your letter of November 20 2008./Thank your reply/inquiry of November 15，2008.”等套句。有关信函的结尾应具有简短、礼貌和要求回复的特点。常用的结尾用语及其含义如下：1、提出请求对方早日答复，We look forward to your early reply./We look forward to receiving your early reply./We are looking forward to your early reply./Please send us your reply at your earliest convenience./Your early reply is appreciated very much.2、请对方在一定日期前答复，Please make your confirmation by…/Please have your reply reach us before…/The offer is good subject to… 3、感谢对方给予关注，We appreciate your kind attention very much./Your attention is highly appreciated./We thank you for your attention in advance.4、表示合作的良好希望，We look forward to the opportunity to cooperate with you./We are looking forward to your early order./We wish to do business with you soon./We hope to get the business started with you soon.

写好商务函电是作为一名外贸业务员在其工作岗位中的首要任务，建立更加稳固的业务关系来增加公司的销售量和利润是每个业务人员所必备的业务能力。

商务英语信函具有特定交际目的和特定的交往对象，在语篇结构、文体风格等方面具有特定的语言风格，本文分析有效信函的写作方法，结合实例，从词汇、短语、句法等方面分析商务英语信函的有效书写性，为商务英语信函写作提供新的视角，从而更好地发挥其效力。

参考文献：

[1]全国外贸中等专业学校教材编写组[M].对外经济贸易大学出版社1997.

[2]Shirley Taylor.张卫平，康成翠译 商务英语写作实力精解[M].北京外语教学与研究出版社，2007.

[3]杰拉尔德.J 阿尔里德等商务英语写作手册（第八版）[M].北京人民大学出版社2007.

[4]巴杰.工作信函天天用英语[M].天津南开大学出版社，2006.

注：《基于项目成果导向的高职管理专业课程多元整合设计与实践》课题，课题类别：中国职业技术教育学会科研规划课题（课题编号：221323）。

作者简介：郑书燕（1968-），女，天津轻工职业技术学院经济管理学院副教授，研究方向：区域经济和国际贸易。