如何做一名合格的“企业大管家”

摘要:社会在发展,企业在进步,市场竞争日趋白热化。在这种形势下,身为长年在基层企业做行政管理工作的中层干部,如何做一名合格的“企业大管家”,是我时时刻刻都要面对的工作课题。几年来的工作实践让我日益深切地体会到:处理好三种关系,全方位地提高个人素质,精益求精地做好本职工作,做企业和全体员工的忠诚公仆,是做好“企业大管家”的有效途径,其事关企业的科学、健康、和谐发展大计,也是我——一名企业行政管理人员不可推卸的责任和义务。

关键词:“企业大管家”

1 专家与杂家并举,深入把握工作全局

企业中除行政管理之外的工作,都是某个方面的业务。行政管理体系推动和保证着企业的技术、生产、资金、经营、发展等工作的顺利、有效进行和相互之间的协调。可以说,行政人员面对的是“各路专家”。这就要求行政管理人员首先要能深入了解各部门的业务,在此基础上统揽全局,抓主要矛盾和矛盾的主要方面,分出工作的轻重缓急,为领导决策提供有效的参考。也就是说,行政管理人员既要做精明的“专家”,又要做稳妥的“杂家”。

近年来,一方面中油集团销售业务适应发展形势在不断做大做强,另一方面成品油市场也出现一些新情况、新变化,销售企业面临着严峻的挑战。从我们秦皇岛分公司的具体情况来看,经营工作面临资源调拨节奏不均衡、铁路瓶颈制约、“两进四出”运行模式复杂化、运力不足等诸多困难。我们基础管理工作亟待进一步加强,工作质量和效率需大幅提高,员工的思想观念、综合素质需完全适应分公司发展的需要,更要求我们行政管理人员具备各方面的能力,有全面的知识和政策储备。

我们首先从全面掌握消化上级精神入手,在自己学的基础上带动全体员工学。在公司领导的直接授意下,精心部署、细心安排了干部、员工工作会议,为全面深入地学习贯彻落实集团公司工作会议、油品销售工作会议精神,开展员工集中学习与交流互动,并结合实际情况,着重从统一思想观念、强化执行等方面狠抓落实。我们深入科室、班组开展全方位的工作调研,掌握各专业第一手资料和工作信息,形成准确、翔实的调研报告,然后有针对性地通过局域网、宣传栏、中心组学习及科室例会等形式广泛宣传学习上级政策,有的放矢地组织召开了各科室年度工作总结会议。科室员工充分结合职代会精神,精心制定了各岗位2010年工作计划,并就“如何发挥自身优势,实现分公司长远发展,为东北销售公司做出更大的贡献”议题展开了热烈的讨论。通过学习和讨论,全体员工深刻理解了上级领导工作报告的实质和内涵,为各项工作的开展提出了很多建设性的意见。我们把一些有价值的意见和建议及员工不同时期的思想动态及时整理出来,为分公司领导的正确决策提供了充分的依据。

一个企业的行政管理体系,其本身往往就是一个具体而微的小企业。行政管理的广度,涉及到一个企业的全部运作过程;行政管理的深度,又涉及到许多局外人难以想象的细微末节。所以,我认为,要做好行政管理,首先要处理好“专家”和“杂家”的关系,深入把握工作全局,有效地担当起领导和各部门、众员工之间的桥梁作用。

2 法治与人治互补,营造合谐工作氛围

行政管理工作可说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量琐碎、不起眼的事务。但是,这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。为了做好纷繁复杂的工作,行政部门的领导不能东一榔头西一棒子,茫无头绪地整天瞎忙,而要凡事有自己的主见,能够根据事情的轻重缓急,做好安排,指挥若定。为了能达到这种境界,必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度以及工作程序,从而建立起行政部门的“法治”秩序。一旦行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施)、软件(如规章制度、工作程序)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来,整个行政管理体系就会象一部自动机器一样运转,只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以“人治”。

近年来,我们在做好自身工作程序建立和人员培训的同时,协助和督促各部门全面夯实基础管理,取得了一定成效。一是深入开展企业升级工作,引申到科室,落实到岗位,贯穿于日常工作的始终,把工作做细、做精、做实、做深;二是进一步加强两个体系建设,保持生产经营平稳受控运行;三是进一步加强财务管理,严把各项费用开支关;四是进一步加强计、质量管理,不断提高油品鉴定能力,提供优质服务;五是加强三项制度改革。持续完善和改进薪酬考核体系,有益地尝试社会化用工工资改革,深入推行“传、帮、带”人才培养,加强培训教育,努力打造优秀企业团队;六是突出安全环保稳定支撑作用,创建和谐发展环境;七是全面加强党的建设,为分公司发展提供有力的保障。

“法治”我们强调的是规章制度的完善与执行;“人治”我们重在“以人为本”和人性化管理。我们始终倡导“构建和谐大家庭”的理念,成立各类兴趣小组,举办丰富多彩的文体活动,在东北公司举办的国庆文艺汇演及兵乓球比赛中取得了优异的成绩。时刻关心员工生活情况,免收伙食费,下大工夫搞好营养配餐,尽最大努力为员工谋福利。加强了会议室、浴室等办公设施维修改造,不断改善工作环境。在秋冬传染疾病流行季节,为员工精心熬制中药。元旦春节期间,我们随同分公司领导深入一线慰问现场员工,并组织扶贫帮困送温暖活动。每一年,我们都认真组织全体员工进行健康体检,制作职业病防治法宣传挂图,在局域网开通健康论坛,并根据员工健康状况进行健康讲座、健康疗养。我们还持续开展“送温暖献爱心”及“金秋助学”等活动,为家庭困难的员工送去爱心款及助学金,为生孩子、家属生病及家属病逝的员工送去慰问金。员工在这些点点滴滴的工作中感受到“大家庭”的温暖,企业逐步建立起安全、环保、稳定、和谐的科学发展氛围。

3 主角与配角交叉,彰显完美工作艺术

行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作,把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来,使大家可以集中精力、轻装上阵。在此,我们要注意处理好“主角”和“配角”的关系。

从管理方面来说,行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”,还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考,并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实,成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者,而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者;既要做一个战术家,还要努力做一个战略家。从这个层面讲,行政管理者要有“主角”意识。

从服务和协调的角度上说,行政部门要能甘当幕后英雄。行政部门的工作永远不要奢望成为企业关注的“中心”。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门,那只能说明一点,即行政工作做得实在太糟糕,影响了企业各方面的工作,以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是“润物细无声”,就像一部自动化程度很高的机器,这头原料(任务)进去,那头成品(结果)出来,其中的曲曲折折都消化在行政体系之内,特别要反对把行政部门变成“门难进,脸难看,事难办”的“衙门”。管理是要执行制度的,但执行制度也是一门艺术,并不一定要搞得剑拔弩张,刀光剑影。特别是在大的国企集团这样高素质人才集中的地方,更要注意对人的尊重。

在“服务”上当好幕后英雄的境界,是行政工作的理想境界。由于各种因素,并不容易达到,我们只能是尽力而为之,努力趋近于这种境界。

回顾几年来的工作历程,我们高兴地看到,在企业业务运行十分困难的情况下,我们积极配合领导,紧密围绕上级公司部署的各项中心工作,始终如一地做好各项工作,凝聚力量,锻炼队伍,全体员工始终保持了高昂的斗志和积极进取的精神风貌,使我们的经营管理、党建和思想政治工作等方面都取得了可喜的进步。分公司正沿着协调稳定的轨道健康发展,在东北公司整个产业链中发挥着越来越重要的作用。