中国石油档案管理系统在吐哈油田的推广应用

计划和培训方案，对公司最终用户的培训范围、人员、要求、时间、地点、课件进行了认真准备。4月25日-5月31日期间，共举办9批次最终用户培训班，来自机关各处室、直属附属单位、基层各单位档案管理人员、归档人员以及油田主要勘探开发、工程建设外协施工单位归档人员共385人参加了培训，所有培训人员都顺利通过了专门组织的理论和上机操作考试，综合优秀率达78%，合格率达100%，培训学员系统流程掌握情况良好，取得了预期效果和培训目的。

4.3 系统试运行阶段

最终用户完成培训后，根据系统管理员设定的用户权限，要求所有参加培训人员在系统生产环境中，对工作环境、用户角色、系统功能进行试运行。同时，根据实际应用情况及时调整用户角色和权限设置，最大限度满足工作需求，为了确保档案信息的安全利用，由各单位保密部门负责，与所有开通E6系统使用权限的用户，签订了《中国石油档案管理系统用户保密承诺书》。

4.4 系统正式上线阶段

根据中国石油档案管理系统上线准备及系统试运行情况，档案中心提前收集、汇总机关各部门、基层各单位的系统使用用户，及时完成油田1395个系统用户的收集、权限授予、USBKEY的申请和用户映射工作。对完成密级核查并通过系统校验的数据，经公司档案中心、机要保密处审核、公司主管领导审批后上报集团公司办公厅备案。通过备案、审批的数据按规定程序陆续进行数据条目及电子文件的迁移。7月14日经总部项目经理部审批，正式批准吐哈油田使用中国石油档案管理系统生产环境，标志着中国石油档案管理系统在吐哈油田公司的正式上线运行。

5 系统功能概要

中国石油档案管理系统共有工作助理、收集整理、档案保管、档案利用、应用管理、系统管理六大模块。

5.1 工作助理

工作助理涉及的用户角色表见表1。

工作助理模块有工作提示、个人信息维护、软件下载、系统通知四大功能，主要协助用户使用档案管理系统，提供工作项管理、软件下载等。

5.2 收集整理

收集整理模块有预归档、归档整理、档案整理、档案接收、离线客户端管理五大功能，主要协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案在档案管理系统中进行归档、整理。

5.3 档案保管

档案保管模块有档案管理、库架信息维护、档案鉴定申请、档案鉴定管理、鉴定状态查询、档案移交六大功能。主要是对已归档档案进行日常维护和管理，并通过鉴定档案的价值确定其保管期限以便销毁失去价值的档案。

5.4 档案利用

档案利用模块有我的借阅、借阅办理、借阅审批、固定报表、档案编研、自定义报表、自定义报表模板等七大功能，主要是协助用户进行电子文件和实体档案的搜索、借阅，以及报表查询等。

5.5 应用管理

应用管理模块有档案类型管理、著录项字典管理、档号编制规则定义、档案汇交单位设置、个性化配置、打印模板管理、流程模板管理七个功能。

5.6 系统管理

系统管理模块有数据授权功能。系统管理所涉及到的用户角色表见表1。

针对档案管理系统中参与系统管理的人员进行操作性指导，使用者主要是各级单位的系统管理员。管理的主要是系统监控、系统页面、系统日志等模块。管理员对模块中的用户、角色、菜单、字典等信息进行统一集中管理，以达到方便维护、管理统一等目的。

5.7 历史数据迁移

历史数据迁移模块有档案类型配置、机构映射、档案字段映射、档案数据导入、导入情况查看、著录项值转换、档案附件上传七个功能。

6 推广应用成果及效益

经过8个月时间的推广应用工作，中国石油档案管理系统在吐哈油田开始全面推广应用，并取得了相应的成果。截止2011年12月30日，吐哈油田公司所有机关处室、直属附属部门及基层各单位全部推广应用了中国石油档案管理系统。

中国石油档案管理系统的全面应用，实现了电子文件的集中管理，信息系统产生的各类电子文件实现了自动归档，通过采取技术手段和管理措施，确保了电子文件安全，珍存了企业记忆。

通过中国石油档案管理系统的推广应用，实现各类档案的统一管理，增强了档案的整体管控能力和档案信息的安全风险防范能力，不仅能快捷有效提供勘探开发、油田建设等各类档案的利用，而且为油田节约了大量资金，取得了良好的社会效益和经济效益。通过信息系统与档案管理系统的有效集成，建立起统一的档案信息资源管理和共享平台，促进档案工作者由实体保管员向知识提供者转变，实现档案工作的专业化管理，为建设综合性国际能源公司提供有效的档案信息支持。

参考文献

[1]中国石油天然气集团公司档案管理手册中国石油天然气集团公司办公厅