科研单位电子文件归档与管理探讨

摘 要：科研单位中的计算机网络和办公自动化不断普及，电子文件也日益增多。如何对这些电子文件进行及时收集和科学管理，是档案部门面临的新课题。本文主要通过分析电子文件的特点，结合当前数据信息化条件下电子文件的管理需求，对电子文件的归档与管理作出尝试性的探讨。

关键词：电子文件 归档 科研单位

科研单位中纸质文件呈日益减少趋势，取而代之的是涌现大量的电子文件。电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性，对传统档案归档和管理理论造成很大的冲击，开启了电子时代档案技术的新领域。推动电子文件归档工作的着眼点要高，在规划电子文件归档工作时，应从科研单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件定义及其特点

电子文件一般是指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。科研单位的电子文件系统结构一般包括电子档案和物理载体档案的管理控制，并且含有三个概念：电子文件/档案流、工作控制流以及物理载体流。一是以“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。二是以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。三是以“数据的表现形式”为划分标准，有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。

电子文件的特点如下：一是电子文件对外部设备的依赖性很强。计算机设备是电子文件不可分割一部分，电子文件的形成和处理都是在计算机的软硬件平台支持下完成的。二是电子文件与记录载体的可分离性。电子文件是数字化的信息形态，存储位置不是固定不变的，而是可以变化的，还可以从一种载体转移到另一种载体上，其内容却不发生任何变化。三是电子文件的共享性。电子文件作为数据序列，可以通过计算机和网络技术，实现电子数据的共享。四是电子文件的不安全性。电子文件是通过磁盘、磁带、光盘等磁介质来存储的，但这些磁介质具有相当的不稳定性和不安全性，这对电子文件的长期储存具有很大的挑战。

二、电子文件管理中存在的问题

电子文件一般在通信网络上传递、处理，由于电子文件来源广泛，形成一个电子文件，不仅要有业务管理部门的承办人，而且还要有数据录入者、信息管理者与计算机技术人员等人员的参与。将头绪繁多的电子文件收集归档，失泄密的情况随时可能发生，因此，除了必须有一套严格的保密措施外，还必须具有一套严密的归档程序，确保电子文件数据的真实性、准确性以及完整性。目前，电子文件的保留、处置等方面都存在很多问题。

1.草稿性电子文件被忽视。由于处于办公自动化的起步阶段，科研单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。

2.辅助性电子文件缺乏管理。在发文时，先经过网络发送电子文件，一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态。

3.正式电子文件归档程序不够完善。目前，大多数办公自动化系统只设计了逻辑归档功能，而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。

4.电子文件存贮载体不安全。目前，很多单位的电子文件直接保存在硬盘存贮器上，如果系统出现故障，就极易造成数据的丢失。

5.电子文件生成的设备环境数据缺乏保护措施。电子文件的生成环境是很复杂的，而且电子文件对设备有依赖性。如果保留留电子文件时，没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数，如果其系统被毁，那么由它生成的电子文件就可能难以读取。

6.对电子文件的归档重视不够。一方面，与纸质文件相比，这是一项艰苦、细致、难度较大的工作。另一方面，由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人员来说，不像从事纸质文件立卷工作那样驾轻就熟，容易产生畏难情绪。

三、对电子文档管理的思考

作为档案管理人员，必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化。档案管理主要应具备以下几个方面：

1.爱岗敬业，认真做好本职工作。档案人员要热爱档案工作，努力学习和钻研业务知识，不断提高档案人员业务素质。

2.加强电子文件软、硬件设施管理。要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。

3.健全电子文件管理的检查审核制度。定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，技术文件档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求等。

4.建立健全继续教育管理制度和激励机制。档案管理人员素质需要不断地提高，就要通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平。

5.因材施教、多渠道地进行人才培训。要从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次、多渠道、多形式的对档案管理人员进行培训，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才。

6.建立健全电子文件的归档管理规程。在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管，上述归档操作应该纳入一套完整的归档管理程序，为电子文件归档和管理标准化提供依据。

参考文献：

[1]肖健.电子文件归档管理之思考[J].兰台内外，2015（1）.

[2]周骞.电子文件归档及移交体系的建立[J].办公室业，2016（4）.