纸质文件与电子文件的配套管理

当前计算机应用非常普及，许多单位虽然没有实现完全意义上的办公自动化，但文件的生成和运行，有一部分是通过计算机来实现的，也就是说，产生了电子文件与纸质文件共存的情况。一般来说，存在这种情况的单位，纸质文件还占主导地位，归档后起凭证作用的仍然是纸质档案，归档电子文件仅仅起便于利用的作用，这时候，电子文件作为纸质文件的补充，其管理要求并不非常严格。但是，档案部门不能因此任其发展，而是应该加强管理。做好这个时期电子文件与纸质文件的配套管理，可以起到两个方面的作用：一是减少纸质档案数字化的工作量，利用信息内容相同的归档电子文件，提高档案利用效率;二是为今后单位实现真正办公自动化后电子文件的归档工作积累宝贵经验。这种情况下电子文件的归档管理主要是收集齐全，与相应的纸质文件配套，并不存在许多技术难题。主要需要解决以下一些问题。

1.草稿性电子文件处于“自生自灭”状态。

我国使用计算机进行办公和事务性管理的单位，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。据了解，一些较大的部委或省级机关，每年产生大约2万份草稿性电子文件。这些电子文件的绝大多数未被保留，而是被新起草的文件不断地覆盖，或因其存储介质用于其他信息的存储而被清洗。这是一种资源浪费，因为不少单位在开发利用档案信息资源过程中，耗费大量的人力、物力，把普通纸质档案数字化，有的以图形方式存储，有的还被转换成文本文件。如果草稿性电子文件被保留着，将来做这项工作就会方便得多。同时，在一些草稿性电子文件中，包含着许多重要的修改过程信息、具有查考价值，应列为归档内容进行保存，不可任其清除。

2.辅助性电子文件处于无人管理的状态。

在一些单位的办公自动化网络中，虽然纸质文件仍然是正式文件，但已开始把电子文件作为辅助性文件使用。如为提高效率，在发文时，先经网络发送电子文件，接收单位先按电子文件承办，正式的纸质文件随后按正常发文程序发送。凡采用这种工作方式中的单位，人们对电子文件比较重视一些，但是，一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态。这些辅助性电子文件的数量比较大，有些单位由于计算机系统中的存储容量不够，为了接收新的电子文件已开始清除部分原来的电子文件，多数单位对这部分电子文件未采取严格保管措施，人们甚至可以随意对其进行增、删、改等操作，使其原始性、真实性、完整性受到威胁。

3.纸质文件与电子文件配套管理可扬长避短，优势互补

纸质文件以文字、图形附着于纸质载体，其信息可直接读取，信息于载体不能分离，逻辑结构与物理结构相一致，易于保持其原始性和真实性，在正常条件下保存寿命长;但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差。电子文件增删容易，存贮量大，易于快速远距离传播信息，共享性墙;但是其数字化的信息形态，依赖于设备和原数据存贮与读取，其物理结构与逻辑结构关系复杂，易更改，安全性差，寿命短，原始性难以保证，其长期保存困难的，问题多。二者各自的优势与特点告诉我们，必须从强化管理入手，按其形成规律将二者各自的优势与特点告诉我们，必须从强化管理入手，按其形成规律将二者从形成伊始到归档、移网档案馆、上网提供利用等全过程予以衔接配套，扬各自所长，避各自所短，共同满足社会各方面的需要。

4.正式电子文件往往只进行了逻辑归档。

我国已有一些单位开始将电子文件作为正式文件使用，而其纸质拷贝件则作为辅助性文件。对这些电子文件在网络中的安全保护，已引起一定程度的重视，但是就其归档管理来说，存在着很多问题。最突出的是大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与意见，因此，对电子文件的归档考虑不周，设计得不够稳妥，措施不够严密。多数系统只设计了逻辑归档功能，也就是说电子文件生成时存在什么位置，归档后仍末改变。只是把与其相关的目录信息归并到档案工作者使用的终端上，而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上;这样，一旦网络系统出现问题，电子文件就会被搞乱，甚至全部丢失。

5.有些电子文件的存贮载体不安全，信息记录格式不标准。

由于没有统一的规定，对电子文件的载体选择难免带有随意性;很多单位的电子文件就直接存在硬盘存贮器上。一般情况下硬磁盘是可靠的且存取效率较高，但它不便于脱机保管。所以，一旦系统出现故障或被病毒感染，就极容易造成数据的损失。有一些单位的电子文件以软磁盘作为存贮介质，由于软磁盘极易损坏，其可靠性和保管期限都存在较大问题。还有一些单位的电子文件以光盘为存贮介质、光盘有许多种，其中有不少种也存在一些不利于归档保存的问题。如多数光盘的存储格式是非标准的，或者只是企业和厂商标准，互换性差;也有一些光盘在可靠性和保存寿命上存在问题等。

6.电子文件生成的设备环境数据，缺少登记，一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。

电子文件的生成环境是很复杂的，而且电子文件对设备有依赖性。一些单位保留电子文件时，没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数，如果某系统被毁，或被更新，那么由原系

统生成的电子文件就可能难以读取或恢复原貌，所以保留电子文件的同时，也应特别注意保留其相关软件及设备等各种必要的参数。

鉴于以上列举的种种问题，必须从办公自动化或计算机辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM）等系统设计及生成时，就采取措施，并与纸质文件的规定协调起来，从归档角度提出一些要求，在此基础上做好电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档等工作。

（作者单位：华电能源股份有限公司牡丹江第二发电厂）