信息技术与组织决策成本

摘 要:随着信息技术的飞速发展及其在企业中的广泛应用，信息的收集、处理和传送的成本大幅度下降，信息技术在组织决策机制中发挥着越来越重要的作用。文章提出组织决策成本包括决策信息成本和决策代理成本，通过分析信息技术对组织决策成本的影响，为企业在信息时代构建低成本的决策机制提供了一些有益的建议和对策。

关键词:信息技术 决策 决策成本

中图分类号:F272.3

文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2008)01-077-02

近年来以计算机、通讯和网络为代表的信息技术的飞速发展给企业的经营管理带来了巨大的挑战和变革，决策作为企业经营管理的重要环节也受到信息技术进步的深刻影响。本文从组织决策成本的构成出发分析信息技术对决策成本的影响，为企业在信息时代构建低成本的决策机制提供有益的建议和对策。

一、组织决策成本

在组织决策中，决策主体通过命令反馈链和信息沟通渠道获取决策信息，进行信息的加工与处理形成决策方案。在整个决策形成的过程中，存在着两种主要的成本——决策信息成本和决策代理成本。

1.决策信息成本。任何一种决策都是决策主体在掌握和处理大量信息的基础上进行的，决策工作实际是一个以信息收集、加工、传递、使用为中心的工作，而这些工作都会耗费一定的成本。我们将决策信息成本定义为信息的获取成本、传递成本、存储成本和加工成本。其中有些成本可以精确度量，即是有形成本。例如，一个数据收集系统的硬件和软件的成本(包括系统维护和升级成本、折旧成本以及系统运行和监督成本)、组织会议的会议成本、通讯费用等就是有形成本。而有些信息成本很难或不能被量化，即无形成本。如信息传递延误而导致的机会成本以及信息传递失真、信息不准确或信息不完备等造成的决策效用损失等。

2.决策代理成本。委托—代理理论把企业看成是一组由追求私利的人们所签订和执行的合同关系。企业的所有者作为委托人雇用代理人(员工)来执行一定的任务，并把一些决策权授予代理人。在一般情形下，委托人和代理人的利益不是完全一致的，为了尽可能地降低两者之间的偏差，委托人可以对代理人符合委托人利益的决策行为进行激励，或者对代理人谋取自身利益的决策行为进行监督约束，这些监督约束活动以及激励都需要成本。另外，为了能确保代理人不采取某种危及委托人的决策行动，或者，若代理人采取这样的决策行动而能保证委托人得到赔偿，可以让代理人支付一笔费用(保证金)。然而，即使委托人采用了上述纠正利益偏差措施，但要想完全消除这种偏差，从理论上来说是不可能的。这样，我们可以设想，如果对那些琐碎的代理人的决策行为都予以监督与激励，委托人支付的成本或许不足以补偿其获得的收益，出现这种偏差就会导致委托人的福利受到损失，我们称之为“剩余损失”，它也构成一种成本。

据此，我们将决策代理成本定义为防止决策者滥用职权而设计、实施和维持适当的激励和控制系统的成本，以及由于目标偏差所造成的剩余损失。

组织决策总成本可以看成是决策信息成本和决策代理成本的总和。

二、信息技术对组织决策成本的影响

1.信息技术对组织决策信息成本的影响。信息技术特别是互联网技术可以快速而经济地处理和传输信息，有效地消除了组织结构运行中的时间和空间障碍，极大地降低了信息沟通和传递的成本。如通过电子邮件、BBS、视频会议等通信技术可以在同一时间将信息在整个组织范围中扩散，而免去了中间层的上传下达，减少了信息流通的中间环节，降低了信息传递的有形成本，从而大大降低了组织决策信息成本。

此外，信息技术改变了传统的信息收集、加工、处理方式，计算机强大的计算能力不仅增加了信息的处理量，也加快了信息的处理速度，并提高了其准确度。如作业层员工运用事务处理系统TPS能快速进行日常业务的记录、汇总、综合和分类，并能将结果进行及时存储，节约了处理信息的时间和精力;各种新的决策工具、方法如高级经理信息系统(ESS)、群决策支持系统(GDSS)、 电子会议系统(EMS)等的应用，拓展了管理者的思维空间，最大限度地减少了决策过程中的不确定性、随意性和主观性，增强了决策的理性、科学性，显著地改善和提高管理者的决策质量。

综上，有了IT的支持，不仅可以降低决策信息的搜寻、传递和加工成本，而且可以减少因信息传递失误、延迟等造成的决策效用损失。

2.信息技术对组织决策代理成本的影响。传统的组织依靠阶层化的组织结构、专业化的分工、清晰定义的作业过程和严格的规章制度来保障组织的有效运行，而信息技术使企业组织内部的运作基础发生了改变。网络技术和EDI技术将企业内部连接起来，在采购、制造、财务、市场服务等各部门之间形成了紧密的内部联系，通过集成信息系统强大的信息传输能力可以将代理人的信息及时传递给委托人，同时由于系统的开放性也增加了信息的透明度，这样就可以有效的减少监督控制和绩效考核的成本，提高其工作质量，大大降低了组织决策代理成本。例如应用POS系统就能更合理地根据实际工作量，通过分析各个收款点的劳动生产率，对员工进行较为合理的岗位配置，并可更好地把握每个员工在每月、每周、每天的工作概况、营业成绩，给予较正确的评价。同时运用信息技术强大的信息获取能力可以在更广范围内获取更多的信息，并且可以将这些信息高度集成，从而有利于企业管理者制定整体最优的决策，这也减少了由于分权决策时其片面性所带来的代理成本。

三、信息时代降低组织决策成本的一些策略

1.信息系统集成策略。企业的各种生产经营活动是不可分割的，即从市场预测分析、产品设计、加工制造、分销到售后服务等一系列企业活动都是紧密相关的，企业是一个统一的系统，需要统一考虑。信息系统集成通过现代化的信息技术，将企业生产经营过程中的设计、制造、销售等不同环节，各种职能进行协调与联合，充分利用资源，信息共享，以降低成本。事实上，企业在信息化的实践中，正是通过信息系统的不断集成，改变了企业多个信息系统各自为政的状况，避免了各信息系统之间的数据重复建设或者数据转换问题，使数据只需一次输入，就能在规定范围内进行共享，并随着集成范围的不断扩大，达到更高层次的信息资源共享，实现信息成本的降低和基于信息的快速决策反应机制。

2.供应链管理策略。从信息成本的角度分析，供应链管理的目的是为了在专注自身核心竞争力的同时，能够充分用外部信息、资源，实现信息共享，最大化实现信息成本的降低。信息技术的发展，特别是Internet、Intranet、Extranet技术的发展以及企业管理信息系统和电子商务平台的出现为供应链管理得以实现提供了技术基础。它使地域分散的同一供应链上的企业可以在信息技术的支撑下实现高效的信息共享，减少了信息搜索和讨价还价等一系列成本并使信息在供应链上基于共享的方式得到传递，供应链之间的信息成本/交易成本得以降低。

3.制度、文化建设策略。

(1)通过信息文化建设，促进信息共享。信息文化是企业文化的重要组成部分。企业的信息文化主要表现为信息价值观念，是企业个人和群体的精神的、内化的信息意识和素养的集中体现，信息文化并不是考虑如何使用机器，而是思考如何应用信息;不是强调信息提供，而是强调信息的共享与应用;不是仅仅关注计算机化的数据，还要关注数据隐含的信息和信息创造的价值。一个企业信息文化影响企业信息活动的各个方向，如信息资源的开发，信息系统的开发与利用，信息人才的培养和吸收等。信息文化保证了企业能在已有的信息技术和信息化设备、软件等的基础上，从市场信号中获取、共享以及提取有意义的信息的能力。积极向上的信息文化，能促使企业员工自动做到信息共享和决策利用，发挥信息系统的适应性和灵活性，使技术投资真正产生商业增值。

(2)通过制度建设控制信息成本。以无纸化办公为例，对很多企业而言，无纸化办公目前推进并不理想，这主要不是技术上的问题，而是观念和习惯的转变问题，而观念和习惯的转变通常需要通过制度来强制改变，目前很多企业文件同时通过纸件和E-mail方式传达，有时还加上电话通知，可谓是三管齐下。从信息成本的角度分析，这无疑是一种浪费。改变这一浪费的措施很简单，例如以制度的方式规定电子邮件是企业重要的信息传递方式，并逐步减少不必要的文件(纸件)传递。

在制度建设中，还要特别注重对信息的标准化管理工作。标准化管理也是企业的一种制度形式，标准化管理是在企业内通过制定和贯彻标准的实施，更好地实现信息资源的共享，从而达到控制并降低信息成本的目的。

参考文献:

1.李风圣译.契约经济学(第2版).北京:经济科学出版社，2003

2.斯蒂芬·哈格等著.严建援等译.信息时代的管理信息系统(原书第2版).北京:机械工业出版社，2002

(作者单位:曲阜师范大学经济学院 山东日照 276826)

(责编:贾伟)