试论数字时代电子文件归档的问题及对策

【摘 要】随着信息技术的发展及其在各领域的广泛应用，电子文件的归档管理日益成为各单位档案管理的重点。本文就电子文件在归档过程中的一些问题进行了探讨，并在此基础上提出了相应的对策。

【关键词】电子文件 文件归档 文件管理

一、数字时代的电子文件归档

信息技术的突飞猛进使互联网在当今社会生活中的应用日益普及，计算机成为了人们办公、学习不可或缺的工具，数字时代俨然已经来临。在此背景下，各单位生产出越来越多的电子文件，对于电子文件的归档与保存已经成为各单位在进行文件归档过程当中极为重要的一环。

1、电子文件的特性

电子文件是以数码形式保存于磁带、磁盘、光盘等载体之上的，依赖计算机等电子设备存储、阅读、处理，并可在网络上传送的文件。在国家档案局编著的《电子文件归档与电子档案管理概论》中将电子文件定义为“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。”①与传统的纸质文件相比的特性在于：

第一，它必须借助现代化的办公设备。电子文件的产生、存储、传输都必须在计算机系统内运行并且依赖计算机本身的软、硬件条件。

第二，操作性强，信息处理起来方便。它不受时、空距离的限制，能够即时共享，并且它不是物理意义上的固定实体状态，可以随时根据需要对其进行调整、更改。

第三，信息对于保存的环境要求高。电子文件材料的氧化和变质，磁场的影响等都容易破坏磁介质上存储的数据，对材料的防磁和对环境的湿度等诸多方面有着较高的要求。

2、数字时代的电子文件归档

数字时代的到来，使电子文件从无到有，并成为各单位日常办公不可或缺的重要组成部分。电子文件的归档是将应归档的、经过整理的电子文件确定档案属性后，从计算机或网络的存储介质上拷贝或刻录到可以动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。

对于文件的归档，首先要鉴定与选择。要鉴定档案的价值，对于具有保存价值的电子文件应当不断改进技术、寻求更加优质的存储方案。电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。它要求载体的材质过硬并需要多个备份盘，因为如果载体材质较差，就会影响文件的可读性。数据易丢失的弱点则需制作多份备份，这样，存档工作的工作量无形中加大，存贮磁盘的数量也增加了。

对于电子文件，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统；将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门，档案部门在与其他相关部门协商后，对文件格式等方面提出具体的相关要求。

电子文件归档工作会前移到电子文件生成之时。由于电子文件本身的特性、技术要求、载体形式的多样性以及对计算机管理的特殊要求，在当今的数字时代背景下决定了其归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。

二、数字时代电子文件归档中的问题

1、电子文件易复制、改动，对于“原件”的鉴别困难

在数字时代，计算机的应用普及以后，电子文件在很多方面取代了以往的文字材料。它由拟稿者直接写在磁盘上，并进行修改，然后立即存贮到办公信息数据中，由档案管理人员、技术人员共享。

电子文件易于修改，而且改动后没有丝毫的痕迹。电子文件制作过程的虚拟化使对其原件的判别难于实现，在不同时间不同地点，不同人可以获得相同的文件，因而对于原件的辨认是一件难度颇大的工作，因而时常造成真假难辨的局面。

2、随着技术的革新，计算机系统不断更新换代，电子文件的归档常需要更改载体且难以长期保存

在数字时代，信息呈现爆炸式地增长，技术的更新换代周期也在不断地缩短，电子文件的存储与应用必须适应不断发展、变化的计算机系统，为了保证电子文件的存储与可读性时常需要对其自身的结构与格式进行转换。

与此同时，电子文件不再是存储在固定的载体之上，对其原始性也就无从判别，并且，人们可以使用不同的方式进行输出。②电子文件对保存与维护方面有着较高的要求，它需要一种适合于磁、光介质的保存环境甚至于对温度、湿度的控制也要达到一定要求，因而，一段时间之后需要对其进行复制、更换载体。

3、在数字化时代，电子文件的信息安全受到威胁

第一，由于电子文档易复制、修改且不留痕迹，在传输的过程中会造成信息的泄露。

第二，由于不同部门之间所使用的系统或系统更新有差异，因而，给文件的可读性带来了困扰，并且由于软件系统的不断更新，一些具有永久保存价值的文件无法读取，目前实行的文件保存“双轨制”也在一定程度上造成了电子文件本身的不完整。

第三，网络化的普及以及由此带来的互联网病毒对电子文件的安全构成了潜在的威胁。计算机病毒通过文件的拷贝、传送、运行程序等各种渠道，入侵电脑和计算机系统、复制和感染其他程序，盗取、篡改或毁坏电脑中的软件和信息、破坏电子文件的存储数据，这样容易造成信息的泄露并导致一些信息的丧失。

4、从电子文件的生成到归档，缺乏规范的程序化管理制度

“目前中国国家档案局组建了电子文件归档研究小组，出版了《电子文件归档及电子档案管理概论》，并且已经制定了《电子文件归档与电子档案管理规范》和《CAD电子文件归档与光盘存储办法》两个国家标准。但这只是我国电子文件管理方法探索道路上的一个开端。”③应该说，相关的管理规范和标准也都还在探索并逐步地制定中，这种管理的不规范和不完善也对电子文件的归档带来了很大的困扰与麻烦，并对于进一步改善现状提出了迫切的要求。

三、电子文件归档问题的解决对策

电子文件归档中的诸多问题给文件的归档工作带来了困扰，如何更进一步地加强和改进文件归档工作是摆在档案管理部门及其工作人员面前的一道难题。在新形势下，针对电子文件归档过程中的诸多问题，笔者认为，可以从以下几个方面加以解决：

首先，提高档案管理人员的信息技术能力。作为数字化时代的电子文档管理人员，必须不断更新自己的知识储备、提高自己的专业技能，使自己成为既懂计算机技能又精通业务管理的复合型管理人才。因此，档案管理部门应该引进一批管理能力强、技术精通的人才，不断丰富和更新档案管理人才队伍，同时加强培训，提升专业技能，使档案管理工作不断向前推进。

其次，电子文档由于其易修改、复制，难免会造成原件与复印件不分。对于此，档案部门应该参与到电子文件的产生、运行到归档保存的各个环节中去，与各个文件部门协调、沟通好，对于生成的电子文件必须用严格的技术手段保证信息的原始性、真实性和完整性。由于其自身的特点，电子文档可以在文件生成的同时进行归档，在生成的同时就可以对其进行相关处理，及时归入档案管理系统，甚至可以根据情况联合软件供应商，进行技术对接，使文件管理系统与办公自动化系统衔接起来，实现文档一体化管理。

第三，对已保存的电子文档特别是具有重要保存价值的文档进行定期检测与复制，并根据需要更换载体、备份文件。对于存储的光盘，为了保证其长期的可读性，降低存档的风险，必须对其进行定期的检测并形成检测制度，创造一个有利于光盘保存的环境，建立光盘的保护体系和管理标准。随着软件和计算机系统的更新换代，要及时将文件的格式转换成当前的流行格式并且保存此类电子文件的应用软件。另外，对于档案部门的各种网络数据库要进行备份，在存储的同时做好备份工作，并且对于一些具有保存价值的文件要及时进行纸质备份。在当前环境下，档案管理的“双轨制”原则也应当继续坚持下去。

还有，在电子文件的归档过程中要构建防病毒的安保体系，确保信息安全。从技术层面来说，“通过开发应用数据加密程序，在应用软件中提供密码保护、自动加密保护以及在操作系统中采取‘密钥’控制等技术手段，可以实现电子文件信息安全的防护，防范对电子文件的非法访问和随意修改。”④并采取相应的用户身份鉴定技术、设置密码，启动防火墙和安装杀毒软件并及时更新升级等手段，以此来防止网络病毒入侵以及黑客的攻击；从法律层面来说，通过法律途径来增强保护力度，必须以对历史负责的态度加强文件管理的立法工作。

另外，要进一步规范电子文件的归档制度，电子文件的归档工作应当制度化和法制化。在当前情况下，纸质文件与磁、光等电子文件一起归档, 形成内容相同的两套档案即档案工作中的“两套制”原则还应当继续坚持下去。“对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法”⑤同时，要协调好各部门，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度，要加强对相关标准的贯彻落实，并积极促进新的管理规定以及相关法律、法规的出台，使得对于电子文件的管理工作更加规范化、制度化，也使电子文件信息的合法性、有效性得到切实的保障。

结语

电子文件的归档工作是档案管理部门一项长期的工作和任务，在如今的数字化时代，计算机网络的普及应用以及计算机系统的升级换代为电子文件的归档管理工作带来了更高的挑战。作为档案的管理人员一定要以发展的眼光，把握当今的技术前沿，与时俱进，不断开拓档案工作的新局面，同时加强部门间的协作与沟通，积极宣传档案工作，不断提高档案工作的地位，并积极推动文件归档的相关法律法规的出台。

参考文献

①中国国家档案局：《电子文件归档与电子档案管理概论》[M].中国档案出版社，1999

②董秀梅，《电子文件归档管理的问题及对策》[J].《哈尔滨职业技术学院学报》，2009（3）

③周振坤，《数字时代电子文件归档问题与对策初探》[J].《理论界》，2011（3）

④魏志红，《关于电子文件归档的若干思考》[J].《黑龙江档案》，2011（3）

⑤徐志家，《谈电子文件归档工作》[J].《华章》，2011（6）

（作者单位：安徽日报报业集团）

责编：姚少宝

实习编辑：李小娟