高校信息资源整合的必要性研究

摘 要:本文在对高校信息资源的现状进行分析和研究的基础上,针对目前普遍存在的问题,强调了信息资源整合的必要性,并阐明了资源整合的大致方法和目标。

关键词:高校;信息资源;整合;必要性

中图分类号:TP393.18 文献标识码:A 文章编号:1673-8454(2010)05-0007-02

近几年来,为了适应信息技术的迅猛发展,高校陆续开始了信息化的进程,并以数字化校园为目标进行信息化建设。但是由于高校的决策层缺乏正确的指导思想、观念落后、目标不明、重硬件轻软件等,数字化校园建设的资金投入与实际功效不符,资源存在闲置和浪费的现象,严重制约了信息化建设的发展。因此,随着数字化校园硬件平台建设的逐步完善,资源建设就显得尤为重要。本文将结合目前高校资源建设的现状,重点探讨信息资源整合的必要性及其大致方法和目标。

一、信息资源的定义及特点

目前,对信息资源的定义国内外还未达成共识,归结起来通常有两种定义:一种从广义上看,认为信息资源除了信息内容的本身,还包括信息设备、信息技术人员、信息技术、信息网络等信息活动要素的集合;另一种狭义的理解,认为信息资源就是指信息内容的本身,如口语信息资源、体语信息资源、文献信息资源、实物信息资源和数字信息资源。[1]广义的信息资源主要是依据系统论的观点,强调整体大于部分之和,有助于全面把握信息资源的内涵;而从狭义的角度定义信息资源,有助于认清信息资源的核心与实质,因为信息资源之所以备受人们青睐,主要是因为其包含了人类日常生活工作中所涉及的一切经过个人表述后能为他人所利用的信息资源。

通常,信息资源具有以下特性:(1)稀缺性。虽然各种信息从量上来看不计其数,但是对于具体信息的需求者来说,可能在其需要的某一领域某一专业上的资源则是稀缺的,因此这种稀缺性是相对于信息资源的利用者来说的,是质上的稀缺而不是量的稀缺。(2)可塑性。信息资源的价值衡量通常体现在具体信息的利用者如何有效地利用信息资源创造更大的价值,因此,信息资源的价值衡量是一种主观的方式,没有特定的标准。(3)共享性。这是信息资源的一种本质特性,也是信息化发展的重要目标,尤其是对于高校来说,信息资源共享大大缩减了相应的基础建设成本,有效地提高了教学科研的效率。(4)多样性。多样性主要体现在数字资源上,具体表现在数字资源的存储系统、资源类型、表现方式、资源语义上,这也造成了信息资源的相对独立以及“信息孤岛”现象的产生,影响了信息资源的共享效果。

二、高校信息资源的现状分析

随着高校信息化建设的深入开展,各大高校已经建立了相当规模的信息资源系统,主要包括以下几个方面:(1)行政管理系统。该系统包括学校的人事系统、财务系统、学籍管理系统、教务系统、设备管理系统等,这些系统相对独立,分别由学校的各个职能部门负责管理和维护,且访问的权限也仅限于各个职能部门内的相关人员。(2)图书情报服务系统,主要包括图书馆管理系统,各院系书籍管理系统,档案馆管理系统,学报编辑系统等。(3)数字资源系统,主要包括电子图书系统,学术资源库系统,多媒体教学资源系统,FTP资源系统等。[2]这些系统通常由学校的图书馆、教育技术中心和网管中心管理和维护。

通过对于高校信息资源系统的研究和分析,笔者发现高校的信息资源系统存在以下几个问题:

(1)系统各自独立,访问权限没有放开,封闭式管理。如就行政管理系统而言,各个部门都有自己的一套资源管理系统,且不同的系统之间无法实现资源的交流。比如,在进行教务管理时,可能需要查询某个学生的基本情况,但教务系统里没有学生的信息,就需要求助于学生资源管理系统,而学生资源管理系统是由学生处的特定人员管理的,教务处的相关人员必须向学生处的人员提出书面申请,说明是哪个院系的学生,然后由学生处的人员在学生资源管理系统里查询该学生的相关信息,再通知教务处的人员。或许这样的案例并不复杂,但是倘若学校其他部门在某一时间段都需要查询学生信息时,则会大大增加学生处人员的工作量,且无法及时将信息反馈给各部门,影响工作效率。

(2)高校的信息资源系统标准不统一,无法实现有效的检索和利用。仍以行政管理系统为例,不同部门的系统所用资源的标准格式互不相同,这就为跨系统资源检索带来了不便,而且即使查询到了相关的信息,但由于信息的标准格式不同,无法直接导入到自己的内部系统中,必须重新进行信息录入,大大降低了工作效率。

(3)信息资源缺乏共享机制,浪费严重。比如,学校的图书馆通常配有图书资源和数字资源,而各个院系也会配置这些资源,教育技术中心则会拥有教学数字资源,如教学视频、数字课件等。于是出现不同部门的资源系统中存有相同信息资源的状况,不但导致了资源的重复浪费,而且花费了多余的资金。

三、信息资源整合的内涵和意义

信息资源整合通常是指采取相应的技术、管理方式和措施,将分散、无序、相对独立、不同标准的资源进行规范科学的整理、类聚、融合和重组,使其形成一个功能完备、结构科学的新的有机整体,建构一个效能更好、功能更高的资源体系,实现1+1>2的系统功能。对于高校来说,信息资源整合主要是指针对高校已有的各个信息资源系统,通过一系列的流通、加工、存储、组织和转换过程,将各个系统中独立分散的资源,按照一定的顺序和规则整合到统一的信息服务平台上,最大限度合理化教育资源配置,满足用户需求,实现资源的有效性和共享性。

高校的信息资源整合通常包括以下几个方面:首先是管理信息资源整合,即将学校的基本信息、学生管理信息和教职工信息等资源按照相同的标准和格式整合到某个公共的服务平台上,提高学校部门管理工作效率。其次是图书档案资源的整合,即建立起统一的图书查询系统和档案管理系统,将图书馆、各院系的图书资源和各部门的档案按照相应的类别进行统计,录入到数据库中,构建方便快捷的查询系统。[3]此外,对学校的数字资源系统进行整合,构建一个符合标准的、便于用户使用的统一的数字资源系统。

通常,高校的信息资源整合遵循以下两个原则:首先是整体性原则。即将各个分散的、异构的资源系统看成一个整体,去认识、研究、实施资源整合,使得整合后的系统涵盖各个子系统的内部功能。其次是关联性原则。即在对信息资源进行整合时首先要明确资源的类别、关系、属性,在此基础上既要发现资源实体间的多重关系、资源架构之间的关系、资源语义的关联,还要注意作为整体的资源系统内知识体系的关联性、不同整合系统之间的内部关联性,以及资源系统和整个大的信息系统之间的关联性。

从目前高校信息资源的现状和问题以及信息资源整合的内涵中,可以归结出信息资源整合对于高校的信息化建设具有显著的意义,具体表现在以下几点:

(1)有利于加强各部门之间的沟通,对信息资源实施统一管理,提高行政办公效率。高校信息资源的整合首要的是对于分散的各个管理信息系统进行整合,将不同系统不同格式但内容一致的资源整合到一个公用的平台上,这就要求各个部门间的资源管理者相互协调沟通,共同合作,将自己系统中的资源进行有效的重组,构建一个公共资源管理平台,便于各部门日常办公时访问。

(2)信息资源整合有利于优化资源配置,节省学校资源购置经费。21世纪是知识的时代和信息的时代,高校作为传授知识和科学研究的基地,是否拥有充足的信息资源决定了高校的核心竞争力。信息资源是无限的,而购置资金是有限的,每年学校的各部门都会投入大量资金购置信息资源,由于各部门之间缺乏横向联系,往往把信息资源视为自己部门所独有的资产,不愿与其他部门共享,导致信息重复购置严重,造成了资金的浪费。而信息资源整合的一个重要目标就是建立一个统一的教学科研资源平台,根据各部门的需求统一购置教学科研资源,并将现有的资源整合到统一的资源平台中,有利于避免资源重复建设现象。

(3)信息资源整合有利于建立信息分类特色数据库,优化高校信息化建设成果。高校的信息资源整合是将各个分储于不同标准和格式的数据库内的相似信息资源进行一定的整合、重组,以满足信息的共享性和用户的个性化需求为目的,整合到一个统一的数据平台上,构建分类特色数据库。该数据库以重复信息检测功能、强大编辑处理模块为技术保证,实现多平台之间的数据共享和并行处理,减少冗余数据,实现了信息资源的统一存储、统一管理和统一维护,增强了高校信息资源的利用率和共享性。?筅

参考文献:

[1]钟守真,李月琳.信息资源含义探析[J].中国图书馆学报,2000(1).

[2]张光慧.高校教育信息化的概念和建设的基本内涵[J].(中国)教育信息化,2005(2).

[3]窦淑庆.网络环境下基于教学科研的信息资源整合[J].图书馆学刊,2005(6).

(编辑:金冉)