工程设计档案信息应用平台的开发工作

工程设计行业作为高新技术服务业，以高新技术为基础，提供最优化的工程产品。在当今激烈竞争中要想获得成功，企业必须拥有两个战略资产：让人欲罢不能的产品和有效平台[1]。随着城市建设的发展，基础建设设施类项目越来越多。在信息资源共享时代，在平等、互惠的基础上，工程设计企业之间如何通过各种合作、协作的关系，利用各种技术、方法和途径，共同利用信息资源[2]，实现各建设项目之间信息资源的共享，减少不必要的工作，提高工作效率，减少经济支出，提高社会经济效益，是一个重大的课题，值得深入研究。作为一个工程从立项到竣工的所有实施过程的见证，工程设计档案是工程设计项目最完整的过程记录，是工程设计企业最核心的技术成果，因此如何建立有效的工程档案管理应用平台，更有效地实现知识共享、技术共享，是工程设计档案管理值得深入研究和探讨的问题。

一、工程设计档案管理系统的现状

作为一家集规划、建筑、市政、风景园林、古建筑等多专业为一体的综合性甲级设计院的档案管理员，笔者对于国内工程设计档案管理系统的建设现状也略知一二。目前，国内大部分的甲级设计院均实现OA、项目管理系统和图档管理系统共存的信息化模式。项目管理系统和图档管理系统均以项目为单位。项目管理系统以项目为基础，在设计的过程中产生了该项目的校审单、任务单、进度表、设计纲要等设计过程性文件;图档管理系统主要以项目为单位保存各个设计阶段的设计成果文件;OA主要保存设计过程中产生的洽商性过程文件。设计成果文件目前主要有三种保存格式：第一种是通过项目管理系统在设计过程中产生的DWI格式电子文件，第二种是由DWI格式自动转成的pd电子格式文件;第三种是通过机器扫描纸质的正式出版文件形成的图片格式电子文件。因行政盖章审批要求，洽商性过程文件主要通过OA系统形成电子格式文件而保留在OA系统上。规划、消防、人防、财政等各部门审批件、洽商文件和竣工验收资料等工程实施过程性文件均只能以复印件的形式保存在设计院。对于这种现状，笔者也进行了深入的思考，认为其存在着需要完善的方面。

二、现阶段工程设计档案管理系统的不足之处

1.以存为主，利用不便。现有OA系统和项目管理系统均是为了行政、生产要求而构建的行政或生产管理系统，这些系统主要以审批、设计流程为主而生产出设计相关文件及设计成果。为了保管设计成果，现有设计院一般都构建好了一个全面、系统的管理软件即图档管理系统，来管理该院形成的成果档案。这些档案信息均以项目为根节点，以设计阶段、子项名称和图号图名为分支而展开保存。图档管理系统中有一个重要的模块——资料检索模块，目前主要是通过项目编号、项目名称、项目负责人三个关键字来相互配合检索所需要的项目。利用这个模块可以迅速、准确地定位到所需要的项目名称确定的项目档案信息，但是该系统也存在不完善的地方。例如，在不知道项目的一些关键信息（项目编号、项目名称等）的情况下无法或者很难查找到项目。在已知工程编号或者项目名称的查找树下罗列图号图名及其文件资料的扫描件，查档使用人只有采用最原始的查找方式，打开每份设计图纸或者文件，资料，查询是否为所需资料。这个管理方式只实现了档案的电子化保管，在大数据、信息智能化的今天，已不适用于高新科技企业的工程设计档案管理。

2.数字文件存储匹配信息少。一些大型的设计院已开发工程档案设计图纸自动收集电子档的功能，在此功能上，可实现全文电子档案检索模式，但工程设计图纸主要以图形设计为主，图纸上关键字段极少，因此可搜索信息也相对较少，除项目名称、图名外，针对项目坐标位置、项目大小，例如建筑总面积、建筑楼层、桥型位置、桥型类型、结构采用类型、海绵城市防水设计、边坡防护设计方法、施工工序等基本信息参数均无法通过直接检索而找到。这就导致查档人员必须对每个项目了然于心，否则将是海里捞针，无法查询到所需参考的项目信息。

3.数字档案存储文件之间无关联。工程档案电子化管理参考纸质档案保存模式，均以项目为基础，在此基础上罗列档案资料，而档案资料存储匹配信息少，也就导致项目与项目之间、图纸与图纸之间，只是按项目编号、图纸图号进行相应的顺序罗列。对于跨边界项目、改造项目、采用同种设计方法等参考项目之间无相关信息进行连接，不利于项目的开发利用及编辑。

4.提供利用形式单一。工程設计档案以存为主，在上文中提到，工程设计档案只能通过客户端搜索相关项目名称信息，通过图名打开每一张图纸查找有用信息。客户端的局限性使使用人员只能端坐于电脑前搜索查询资料，不能通过有效的分析，高效地利用软件提高使用效率。

5.提供利用保密性差。工程建设工期的要求导致工程建设企业在企业管理中一切以生产为主，所有管理不能影响生产的进行，不能影响生产的进度。因此，为了方便企业员工利用工程设计档案，一般均为全企业员工设置了可查看模式，而某些利用者为了方便查看，一般申请下载电子档案保存于自己电脑上，而因建设单位、审计等上级单位的需求，设计人员也是将这些电子文件直接交付，这样工程设计档案的保密性也就无法保证。

解决以上问题，需要建立完整、高效、智能、安全的一站式建设工程档案信息应用平台。

三、工程档案信息应用平台的建设思路

1.实现工程设计档案全文检索功能，增加工程设计参数信息的录入存储。针对工程档案存储文件匹配信息不足的问题，我们可以在已实现的项目管理系统的基础上，将项目管理系统与图档管理系统合二为一，在项目立项初期，就将项目和基本信息，例如项目类型、项目所在地及具体位置、项目大小、总投资额、建筑层高等等进行一定的数据录入，通过这些项目信息的录入，增加项目描述，保证工程电子档案信息的相关数据参数可直接进行搜索，从而找到同一类型或相关类型、边界的共享项目，提高搜索效率和可靠性。

另一方面，我们要努力实现档案全文识别存储，设计成果包括由word格式形成的设计说明、来往函件，由CAD画图软件形成的DWG格式设计图纸，概预算软件形成的word、pd格式文件和在设计中需要插入的JPG图片。现如今，智能化技术已经实现将设计成果档案由CAD文件直接转换为pd文件和PDF格式进行全文搜索的功能，因此在这种前提下，我们只需要做好设计的标准化工作，建立图框、图层、设计成果出版格式标准，通过设计成果有效的信息收集，同时通过电子签名和电子盖章系统建立具有法律效力的保障体系，实现工程设计全过程的电子智能化，从而实现工程设计档案全过程信息化，增加设计工程档案检索各阶段、各方向的信息检索入口，提高检索的全面性和有效性。

2.利用GIS地图共享技术，动态直观地展示工程项目信息资源。一个工程项目是必须在一个地理位置上建设完成的，因此项目与项目之间就涉及边界与边界之间必须互相参考协调的问题。另一方面，一个工程项目的完成由前期的立项到最后的运营经历了立项、设计、报审、施工和运营等多个阶段，而这些阶段在实施的过程中经常会发生项目改名的情况，这就导致后期使用人员在查档的时候根据现有名称无法找到原有档案材料。因此，可以设计开发出GIS地图检索模块，利用地图检索项目这一途径，直观地在地图上定位项目，进而查询到该项目的具体信息。

开发地图检索模块可以简化、方便查档人员的工作，主要表现为解决常规检索中遇到的难题，提高检索的效率，直观展示项目信息。首先，通过地图检索可以解决检索者不知道项目关键信息无法准确定位项目从而找不到项目信息的情况。其次，通过地图检索可以排除错误项目信息的干扰。错误信息主要为：第一，系统数据库中的信息本身在录入的时候就出现了错误;第二，检索者所获得的需要检索的项目信息是错误的。再次，通过地图检索可以了解目标项目周围由本院设计的其他项目的资料，这些项目可以为目标项目的设计提供一些基础数据，简化目标项目的工作内容。

在百度地图、GPS导航已经全民化的今天，可以利用已开放的地图，以及现有的CAD技术、现有的相关软件技术，在地形图上设计的同时及时提取正确的坐标位置及相关参数数据，建立准确的GIS工程项目地图共享模式，动态直观地展示工程项目信息资源。

3.利用大数据技术，实现信息分析及其推送功能。档案管理工作是在做好档案保管工作的同时，能够更好地为企业、为社会所利用，因此应利用系统存储的档案信息，根据利用人员、企业要求、社会需求、行业特点，做好有效信息的统计分析工作。例如，道路规模、道路地址选择的设计方案，桥面跨度选定的桥梁类型，建筑规模选择的人防和消防方案等等各种需求作相应的统计分析，以及建筑寿命等各种统计分析。

所谓信息推送，是在互联网上通过定期传送用户需要的信息来减少信息过载的一项新技术[3]。工程设计图档系统一般只针对某家设计院实际情况开发并只对自己设计院开放使用，因此推送功能也只针对自己本院职工。现阶段市场逐渐開放，招投标、资质申报等都需在短时间内及时整理出需求项目，同时设计人员需要对相关项目进行搜索，例如海绵城市项目、八拱桥项目、相同互通技术项目等之间的参考信息，导则、标准化的编制等项目。可以通过开发信息自动整合编辑等技术，自动传送信息给用户，减少设计人员搜索统计的时间。它根据用户的兴趣来搜索、过滤信息，并将其定期推给用户，帮助用户高效率地发掘有价值的信息[4]。

信息的检索需求转换成一种轻盈、高效、省心的有效信息提供方式，设计人员通过工程档案信息系统，可随时收集到本人参与项目的更新情况、与该工程相关的项目信息、专业的高新技术动态、技术标准的更新动态等。另一方面，工程项目信息系统应不局限于本企业，应与互联网接轨，与大数据接轨，时刻关注市场上工程行业的新技术、新标准、新项目，从中提取出有利信息，有效推送于用户。

4.利用移动设备技术，实现移动端设备利用查看功能。触屏手机的发展促进了手机APP应用的快速成长，在未来几年，移动互联网的发展将越来越成熟[5]，并且正在慢慢地影响和改变着我们的生活。工作上，很多企业也已慢慢开发相关的手机APP应用软件为大家服务。工程设计项目，是一个需现场踏勘、测量，建设单位、上级审批机关、施工、监理等各个部门相互协调后不断进行变更修改设计的项目，因此设计不能固定于办公桌前，开发APP平台功能，可以让设计人员随时随地进行设计。

开发工程档案管理开发APP平台，可以让使用者随时随地查询到系统上所需要的工程档案信息，实现移动办公功能。工程项目需要项目负责人经常实地考察现场，与施工方、建设方、主管部门等洽商设计、施工、用料方案，核对投资费用等，利用APP技术，设计人员到现场踏勘时，无须带大量的纸质文档，方便现场交流。在已实现CAD电子图纸自动转换数字档案的同时，形成相应二维码，通过扫描二维码，可跳出该项目的相关图纸，从而查找相关信息，根据查找到的设计资料，执行现场交流，并在原有设计资料上进行修改。工程设计档案APP还可以实现在项目现场定位功能，设计人员可以利用移动端结合GPS定位功能，显示定位位置所有工程项目，从而查找相关工程项目档案信息。对于改造项目，可以快速提取原项目设计信息及历史维修记录;而对于跨边界项目，可快速且准确地查询到相交边界项目档案信息，从而快速作出设计判断。

通过建立APP平台及二维码应用，利用GPS定位技术，增强数据互通功能，方便项目设计人提高使用信息数据的参考性和利用性。

5.通过各种软件技术（权限设置、有效时效设置、有效设备设置等）实现保密安全地使用数字档案。规划、大型道路公路等项目的设计工作均在一定范围的测绘成果资料基础上完成，测绘成果涉密资料密级范围指出：“构成环线或线路长度超过1000千米的国家等级水准网成果资料，非军事禁区1：5千国家基本比例尺地形图;或多张连续的、覆盖范围超过6km2的大于1：5千的国家基本比例尺地形图及其数字化成果”均属于秘密级地形资料[6]。而我国规划、市政道路和公路项目多数由当地的市级、省级设计院完成，这也就导致设计院项目内含有大量的国家秘密级资料，同时路网的建设、大型重点建筑的设计、地下管线的走向，地铁项目等也均涉及一定的国家秘密。因此，在加强数字档案使用时，在互联网开放平台上保存并提供利用的图档管理系统如何保证地形资料的安全性，就非常的有必要。建立相应的保密制度，首先，要从保存途径上规定上传档案文件资料必须脱密处理，去除设计档案项目内地形图的精确坐标、等高线的保密信息，从而使大家看到的资料无国家秘密信息，可供查询利用。其次，阻断传播途径，要求对上传文件进行相应的加密措施处理，下载的文件资料只可自己查看，不能进行复制、拷贝、传播，并设置查看有效期限，这样也就阻断某些不法分子利用有限信息拼制秘密信息，从而产生危害。使用人必须签订相应的保密协议，从自我意识上提高保密意识，有效利用保密信息。

另一方面，工程设计企业属高新企业，一些科研项目、专利项目均享有知识保护权益，这就导致项目与项目之间、单位与单位之间信息共享的困难性。因此，设计企业在设置保密制度的同时，保证本企业具有企业专利知识秘密价值的同时，也需要制定相应的密级开放制度。除按国家密级制度规定具有国家秘密的资料外，其他档案资料在企业内部也需制定秘密及公开级别，对企业内部制定的保密资料，根据专利或知识保密有效期限，设置3年、5年、10年的密级有效期，同时设置密级使用权限，对于促进技术发展、利于社会发展的设计档案信息资料，应保证一些有需要的项目可以通过审批手续利用得到。

《国家宝藏》节目中，北京故宫博物院推出了《样式雷建筑烫样》：“虽然中国古代建筑设计的方式，从汉朝初期就已有图样，到公元七世纪初的隋朝有了使用1%比例尺的图样和模型，但是长久以来史料却十分缺乏，到目前的发现为止，‘样式雷’图档很可能是中国古代建筑史上仅有的档案记载。”[7]王其亨教授及他的团队走遍全国乃至世界各处，收集样式雷图档，并进行实地现场勘查，从而找到中国古代建筑背后的设计理念、方法、价值观。而作为工程设计档案的保存者，在国家建设高速发展的时期，在智能化高速发展的时代，如何利用智能化技术，在保证国家秘密的条件下，如何高效地利用现有设计档案信息，为现有及将来的国家建设服务，是我们应该不断学习研究的方向。