建设项目中信息检索与再利用的概念框架

摘要： 为了检索建设项目中有价值的信息并将其重新利用，在信息管理与技术发展基础上，本文提出一个完整的项目信息的检索与再利用的概念框架，通过对项目生命周期中有效信息的检索与再利用系统进行分析，解决信息丢失的问题，帮助管理者缩减工期、降低成本、提高管理绩效。

关键词： 建设项目；信息检索；信息再利用；信息管理系统

中图分类号：TU7文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）05-0077-02

0引言

充分利用建设项目的信息资源，对其进行科学地组织与管理对项目的成功实施起着重要作用。适当的信息检索，共享与再利用能够缩减项目工期、降低成本，改善质量，并为项目参与各方提供一个主要的竞争优势来源。虽然信息在建设项目管理中比以往任何时候都显得重要，但目前一个建设项目中的信息被各自孤立的项目方开发管理，分散于项目参与各方及建设项目的各个阶段。因此如果不进行适当的检索，先前项目获得的信息会丢失，学到的经验也会在项目的最后流散掉，而分散的信息将导致信息的丢失与遗漏，最终使组织变得毫无效率。为了通过项目中的信息检索与再利用，提高建设项目管理绩效，这里提出信息检索与再利用的概念框架，旨在减少重复错误，缩短建设工期，降低成本。

1建设项目中信息的分类与信息丢失

1.1 建设项目中信息的分类建设项目管理中的信息包括建设过程中的所有数据与经验，根据不同的分类方法具体分为以下几种：①项目内部信息与项目外部信息。项目内部信息是指工程建设各阶段、各环节、各有关单位发生的信息总体。内部信息来源于建设项目本身，如工程概况、设计文件、施工方案、合同结构，会议制度，信息资料的编码系统，项目的投资目标、项目的进度目标、项目的质量目标等；项目外部信息指来自项目外部环境的信息，如国家有关的法规政策，国际及国内市场的原材料及设备价格变化，物价指数，投标单位的实力与信誉，新材料、新技术、新方法，国际环境的变化等。②项目生命周期各阶段信息。建设项目生命周期是指建筑物从勘察设计、施工，经使用、维护阶段，最终被废弃的全过程[2]，各阶段的信息如图1所示。③显性信息与隐性信息。显性信息以书面形式收集，其形式有文件，报告，会议记录，合同，规范，图表与进度。隐性信息存在于人的头脑中，包括经验，技巧，组织结构，文化，传统，习俗等。由于认知、语言、距离、可用时间、价值观差异等原因，再利用隐性信息是非常困难的，而显性信息如建筑法规、规范、标准等则很容易被再利用。项目组织应着重搜集并综合隐性信息使之标准化，能够被广泛的再利用。

1.2 建设项目中信息的丢失一个建设项目中的信息通常会在不同阶段间丢失，而在下一阶段更多的信息会再次被检索。信息的丢失导致重复工作及项目参与方的低效率。每个建设项目几乎以零信息开始，因为先前的建设项目组是临时的，而且通常会在没有任何信息存储的情况下解散。即使在相同的建设项目中，项目信息也会在不同的项目阶段间丢失，即研究开发阶段，设计阶段，施工阶段，使用阶段，维护阶段，而信息在进入最后一个阶段时丢失的最多。

项目经理应该减少信息从概念阶段到使用阶段的丢失，所有的参与者将会消除信息丢失，注重信息的检索、共享和再利用，因为他们会受益于这种环境。信息检索与再利用系统能解决传统项目中的信息丢失问题。

2信息检索与再利用的概念框架

概念框架是对某个领域的一组相关概念及相互关系的定义和描述，它是建立某个领域的理论或对其进行论述的基础[3]。建设项目信息检索与再利用的概念框架基于理论研究与实证研究发展起来。概念框架如图2所示。这个概念框架旨在提供一种有效地方法，用来从项目中检索显性和隐性的信息，共享或再利用项目参与方的信息。概念框架的主要构成部分包括项目信息的来源，项目信息中心数据库以及项目门户。

2.1 项目信息的来源信息的来源包括内部项目，外部项目和组织。这个框架内的来源包括项目过程信息，项目文档信息和隐性信息，而每个来源都有一个从项目和组织中检索和再利用信息的信息数据库，最终所有的建设信息会被索引和提取，为项目信息中心数据库服务。其中过程信息如项目计划与进度在项目管理中最为广泛，最为复杂。施工组织计划与进度不仅包括基于合同与规范的显性信息，还包括来自先前经验与市场的隐性信息。

文档信息来自内部项目和外部项目，经过过滤将书面文件转换成信息并被储存在文件数据库中。隐性信息通常来自组织个人及项目团队，通过组织结构和人际关系传递给他人。

2.2 项目的信息中心数据库项目的信息中心数据库是一种基础学科数据库，其中包括数据，图纸，规范，合同，报告以及经验等各种信息被索引和储存。信息中心数据库也是一种通过网络将所有信息库综合起来的数据库，而信息的共享和再利用依赖于信息中心数据库所提供的功能。

2.3 项目信息门户项目信息门户（project information portal）是一种使所有使用者能获得检索信息的界面，目标是实现项目参与方通过单点登录即可访问所需的各种工程信息。一个建设团队能够能通过无线智能电话，PDA（Personal DigitalAssistants），笔记本电脑以及台式电脑访问门户。任何使用者都能在任何时间任何地点通过浏览器从信息检索与再利用系统中得到他所需要的，例如，一个使用者能检查施工现场质量，将实时更新的信息与指令与施工进度进行比较。

3信息检索与再利用的过程

项目信息检索与再利用的过程将由IDEF（ICAM DEFinition method）系统分析方法模拟。IDEF方法是美国空军在70年代末80年代初ICAM（Integrated Computer Aided Manufacturing）工程在结构化分析和设计方法基础上发展的一套系统分析和设计方法。[4]

IDEF0是以结构化分析和设计技术（Structured Analysis and Design Technique, SADT）为基础发展出来的一种系统菜单表达的工具。通过结构化与图形化，清楚严谨的将一个系统当中的功能、以及功能彼此之间的关系、相关信息与对象表达出来。因而IDEF0模型经常用来作为系统开发的首要任务之一。[5]

针对信息检索与再利用过程的详细内容，将其往下展开至第三层，使建立的概念框架具备详细的步骤与程序。第一层为A-0层，表示信息检索与再利用过程的范围，其内容如下：

输入：显性信息、隐性信息；输出：再生信息；控制：信息检索与再利用系统；机制：管理人员、计算机系统。在定义完第一层的输入、输出、控制和机制之后，将A-0层分解为第二层（A0）层。在A0层中分成5个功能模块，分别是A1：检索项目信息；A2：数字化项目信息；A3：验证项目信息；A4：建立项目信息中心数据库；A5：共享与再利用信息。详细的说明见图2所示。

3.1 检索信息信息检索与再利用系统基于网络技术，它使信息交流变得方便。系统的输入包括显性信息和隐性信息，输出为初步信息。

3.2 将信息数字化信息数字化是指把非电子化信息源通过数字化技术转化为数字信息，即对原有的文件、录音、图片和图纸等非数字信息、通过多媒体技术、复制技术与海量存贮技术将上述各类信息源以一定的数字格式进行存贮[6]。只有数字格式的信息才能被广泛传播，通过扫描、标准化、格式化，将传统的书面文件数字化，并对建设项目的文件与图像进行索引，编号，最后提取。对信息有效地索引与精确地提取将便于未来项目中的搜索与再利用。

多数建设工程文件可以通过电子格式得到，这些格式由Microsoft Office与其它软件生成，一些工程图纸也已经具备了电子格式，由CAD软件生成。更多的建设参与者开始用电子文件代替书面报告来交流。不管怎样选择文件格式并应用到记录建设信息中，信息的索引与提取对未来的共享和再利用是必要的。

3.3 验证信息验证是指核查检索的信息以确保信息的准确性。任何建设信息被储存到信息中心数据库前必须对其进行核查和验证。为了避免造成多余的工作负担，对可信赖的来源的信息如法规，条令，审批的图纸以及会议记录在下一过程中加以验证，而只有来自个人经验和技巧的信息在共享和再利用前需加以验证。

3.4 建立信息中心数据库信息中心数据库用来储存信息，它是一个普遍共享的构成部分。一旦添加了新信息，该信息的索引及其细节也随之添加。随后使用者能选择阅读所有信息的综览或者获取信息的细节，同时还能要求修改错误的不准确的信息，其中信息的细节包括项目背景，概况，建议，照片，视频剪辑，相关文件与参考资料等。

3.5 信息共享与再利用为便于共享与再利用建设信息，信息将通过互联网进入信息中心数据库而获得。当建设信息能被有效利用的时候就需要综合的搜索功能。通过设计数据库搜索引擎可以具备许多搜索的方法。信息会以相关度，日期，阅览总数等形式呈现在使用者面前，同时也会提醒使用者注意相关信息的链接。

4结语

信息是建设项目参与方的一项关键性的资本，它能帮助管理者缩减项目工期，降低成本，提高管理绩效。信息丢失是提高建设项目管理绩效的障碍，这在建设项目生命周期中是很常见的。为了积累储存建设信息并对其再利用，这里提出了基于系统模型的建设项目信息检索与再利用的概念框架。项目信息的检索与再利用结构由五项功能构成：检索信息，数字化信息，验证信息，建立信息中心数据库，共享与再利用信息。信息检索与再利用系统能使项目中所有参与者检索与共享显性的信息和隐性信息。未来的研究将检测这种系统在真实项目中是否适合。

参考文献：

[1]石振武.建设项目管理[M].北京：科学出版社，2005：p2-7.

[2]安雪晖.基于信息技术的建设项目生命周期管理[J].工程设计CAD与软件应用，2003，（4）：p70-p72.

[3]侯永春.建设项目集成化信息分类体系研究[D].南京：东南大学，2003.

[4]李琪，钱三省.IDEF0方法在现代人事行政考核中的应用[J].上海行政学院学报，2006，7（3）：p5-p6.

[5]张永，李建，李旭宏等.基于IEDF0的3PLS物流设施网络规划框架设计[J].交通运输工程与信息学报，2007，5（4）：p48-p52.

[6]高晋蜀.信息资源开发利用向数字化、多媒体、网络化迈进[J].四川图书馆学报，1997，（4）：p26-28.