文书档案管理的电子信息分析

摘 要：机关团体单位以及一些社会组织在进行行政管理以及领导活动中的一些具有备案存档价值的问价即文书文档，该类文书档案作为管理工作的见证以及组成，反应了该组织单位某一时期决策以及建设、开发和问题处理过程以及成果，具有重要的作用。随着科技变革程度的不断加深，电子信息档案技术的应用成为了必然趋势，文章主要针对目前文书档案管理的电子信息化优势以及弊端进行了分析，用以阐释其对于现代组织管理的重要作用。

关键词：文书档案；电子信息；管理

科技进步以及时代的发展使得信息的传播速度以及数量不断的增大，文书档案也不断的增加，因此大容量高速度档案管理成为了时代的需求。档案的建立以及管理工作需要更加专业化的手段。为了实现高效、长久的档案存储和管理，为了保证查询的速度，档案的管理信息化成为了迫切的需求，并且信息化的档案管理也能节省存放空间。因此为提高相关单位的文书档案管理整体水平，对稳当管理进行了信息化改革，用以保证档案信息更加准确完整。

1 信息化可以提高效率

信息化后的文档在检索和使用上更加方便，由于电子计算机强大的处理信息能力，使得工作人员彻底摒弃了传统的手工操作模式，在工作中，对于文档的管理更加的齐全完整。传统的文档管理中，主要采用的手工抄写方式，容易出现漏抄、漏写的现象，并且用笔规范以及耐久度、字迹的清晰和工整度、档案统计的准确性以及分类的明确性都无法保证，不但浪费了诸多的人力物力，还耗费了大量的时间，但是工作效率却没有保证。而计算机软件被应用到文档管理中后，使得文档在整理分类以及统计、查阅等工作中变得有序高效起来，并且网络的应用使得文件的传递、办理更加的方便简洁，计算机在信息管理上所体现出的强大的管理能力不得不予以肯定。信息化系统有效的解决了传统归档以及管理中出现的诸多漏洞，提高了工作效率。且人们在进行电子档案的管理时能够按照分类进行归档和查阅，缩短了时间、提高了效率。因此相对比传统的方式，电子信息文书档案的管理优势更强。

2 易于保存管理

纸质材料在保存期限上明显短于电子文件，由于电子文件载体的科技性更高，在防潮、防虫等性能上显然要高于纸质载体，且还具有重复利用的功能。另外电子信息载体的贮存空间较纸质材料更大，寿命更长，更加的节能环保。电子文件主要贮存在光碟、DVD以及硬盘等设备上，该类设备体积小，便于操作，无需大量的空间存放。且不会在高湿度、温度的环境下被腐蚀或者出现氧化。因此更加易于保管。

3 电子信息化管理方便资源共享

在传统的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。

4 信息传输安全性保证

传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。

文书档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，提出以下几点应对方法。

5 保障档案真实性

人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。针对这一情况，我们可在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离，文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。

6 档案管理人员素质的提高

现代文书档案管理工作不仅仅要求相关工作人员了解传统的文书管理相关理论，同时还要求其懂得电子文档管理方式，能够熟练运用计算机、熟识如何传输数据，因此要求现代管理人员具备专业的技术水平以及知识素养。但是，我国目前档案文书管理工作人员还没有完全具备上述专业素质，技术水平还尚且有限，无法适应时代的需要。

针对此类现象，要从提高人员技能、增强人员专业素养上着手。首先加大投入建设硬件设施，通过硬件环境的改善，不断加强现代硬件设施环境建设，使得日常的档案文书工作处于电子信息化环境中，令档案人员不断的了解学习、适应电子信息化稳当管理，以此提高其工作技能以及管理水平。其次，可以通过专业的技术培训，形成教育机制，逐步实现档案管理工作人员的素质提高。在学习中主要以自学为中心，通过适当的教育和培训，在工作中学习，及时有效的令工作人员掌握电子信息化的稳当管理方式。

文档信息化从本质上将是传统文档管理工作在现代电子设备上的延续，是时代的要求，是文档工作思路的创新，同时也是未来社会服务工作的必然要求。